6 sugestii pentru intalniri de business reusite

Orice companie care se respecta are sedinte periodice de board, acele intalniri ale top managementului de obicei, dar in care mai participa uneori si persoane cheie din organizatie. Daca nu se intampla asa inseamna ca ori oamenii aceia comunica telepatic, ori activitatea companiei e lasata la bunul plac al evenimentelor interne si externe. In afara de aceste intalniri – termenul de sedinta imi repugna – mai exista cele de departament, cele de proiect, intalnirile cu clientii sau furnizorii si cele cu diversi parteneri.

Este oare suficienta insa simpla grupare in aceeasi camera a actorilor principali? Rezultatele intalnirilor sunt oare intotdeauna cele asteptate? Daca totusi se finalizeaza ceva, oare nu a durat foarte mult timp sau o gramada de energie a fost risipita pana sa se ajunga la o concluzie? Dupa sute de intalniri la care am participat ca expert, director, manager de proiect sau consultant, as vrea sa incerc sa recomand cativa factori ai unei intalniri reusite, fara a avea pretentia ca i-am acoperit pe toti. Am asistat la prea multe intalniri in care se discuta mult si fara rost, fara sa se ajunga la vreo concluzie, fara sa se ia vreo decizie sau daca se ajungea la un rezultat, fara sa se intample nimic dupa aceea. Mai mult, unele dintre aceste intalniri prost organizate sau pregatite au dus la exacerbarea unor tensiuni deja existente.

Sa presupunem ca sunteti organizatorul unei intalniri, cel care trimite de obicei meeting request-ul. Uneori aici se opreste si organizarea. Mai e ceva de facut? Pai, sa vedem cum am putea sa avem si beneficii in urma intalnirii. Tot ce urmeaza este vazut prin ochii organizatorului.

Primul factor de reusita al unei intalniri este sa fie scurta si eficienta. Al doilea factor este sa se finalizeze cu o decizie sau un plan de actiune, conectate la obiectivele definite. Al treilea factor este punerea in aplicare a deciziei sau planului de actiune.

Se presupune ca toata lumea cu oaresce responsabilitati de management are treaba intr-o companie, unii gestioneaza si monitorizeaza procese, altii conduc sau lucreaza la proiecte, altii gandesc strategii si proiecteaza produse si servicii, iar unii mai si vand produsele si serviciile. Merita sa le consumam din timpul pretios cu sedinte interminabile, si aici am folosit intentionat damnatul termen “sedinta”? Deci, keep it short and simple!

1. Asigurati-va ca intalnirea este necesara. Nu va intalniti doar pentru a va vedea la fata. Va cunoasteti foarte bine. De multe ori poate aveti nevoie doar de o simpla comunicare formala pe email sau prin telefon.

2. Chemati la intalnire doar pe cine trebuie. De multe ori la meeting-uri apar oameni care sunt scosi din productie degeaba, fiind chemati doar fiindca cineva s-a gandit ca poate au si ei ceva de spus. Daca nu sunt importanti pentru ce se va decide, mai bine lasati-i sa faca bani.

3. Definiti foarte clar inaintea intalnirii obiectivul principal si/sau cele secundare. Faceti-le cunoscute si celorlalti participanti. Obiectivele bine definite ne ajuta sa intram direct in subiect si sa nu bajbaim dupa teme in timpul intalnirii. Veniti documentat si cereti si celorlalti acest lucru.

4. Sunteti organizator, deveniti si un facilitator. Conduceti discutiile spre obiective direct si fara sa lasati cai de deturnare. Intotdeauna vor exista persoane care vor parasi linia dreapta si se vor lansa in chestiuni care nu au legatura cu subiectul sau obiectivele. Anuntati de la inceput regulile jocului. Punctati toate subiectele, cerand opiniile celorlalti. Observati si analizati fara “sa va dati destept”. Nu de aceea v-ati intalnit cu ceilalti. Daca sunteti cel mai mare in “grad”, luati decizii atunci cand este cazul. Daca nu, cereti-le superiorului. Mai intai va va uri, dupa aceea se va simti bine:)

5. Folositi un meeting memo. Este acel document care se intocmeste dupa fiecare intalnire. Se mai cheama minuta intalnirii. Puteti sa va notati singur, sa cereti unui coleg de intalnire sau sa folositi un asistent, in functie de caz. La orice intalnire organizata trebuie sa aveti pe masa – sau pe laptop – meeting memo-urile de la intalnirea anterioara – daca exista. Din el vom extrage planul de actiune si obiectivele definite anterior si il vom revizui, ca sa vedem cum stam (follow-up). La incheierea intalnirii, trimiteti minuta tuturor participantilor, cu planul de actiune in care sa existe obligatoriu termene si responsabilitati, asa cum au fost ele stabilite in intalnire.

6. Cereti feedback cu stadiul indeplinirii planului de actiune. El va fi util in organizarea viitoarei intalniri – daca va mai fi cazul.

Si apoi reintrati in bucla de la punctul 1.

About Mircea Predut

Mircea George Predut, 45 ani

Absolvent al promotiei 1989 al Facultatii de Automatica si Calculatoare din Institutul Politehnic Bucuresti.

Primii zece ani de cariera a lucrat ca programator, analist de business si sef de proiect pentru diverse companii in tara si strainatate, realizand software industrial, comercial si aplicatii complexe de tip ERP/CRM.

Urmatorii zece ani a activat ca top manager (CIO si apoi COO) in mediu multinational corporate, construind si conducand echipe performante si gestionand proiecte interne organizationale complexe. In tot acest timp a oferit un inalt nivel de profesionalism in management operational, management de proiect, managementul tranzitiei, managementul schimbarii, imbunatatirea proceselor de business, analiza, controlul si reducerea costurilor.

Membru PMI si PMI Romania Chapter din Octombrie 2010, certificat Project Management Professional cu Licenta 1399395/Aprilie 2011 – Aprilie 2014.

In prezent este consultant independent ajutand organizatiile de business sa isi creasca ROI-ul si sa implementeze cu eficienta orice fel de operatiuni sau proiecte.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *