În opinia lui Nicholas[1] cele mai importante beneficii pe care le poate furniza un instrument informatic în managementul proiectelor – comparativ cu sistemul manual de management – sunt viteza de lucru, capacitatea, eficienţa, economia, acurateţea datelor, abilitatea de a lucra cu date complexe.
Dintre cele enumerate mai sus beneficiul major este viteza de lucru: odată ce datele sunt colectate şi introduse, practic orice manipulare a acestora poate fi făcută mult mai rapid cu ajutorul calculatorului. Astfel, crearea sau update-ul planurilor, programările calendaristice, realizarea bugetelor nu mai necesită zile sau săptămâni, ci pot fi realizate în secunde sau minute. Iar beneficiind şi de tehnologiile internet/intranet, aceste date pot fi uşor accesate şi manipulate chiar şi de la distanţă de centrul decizional.
Un alt beneficiu major este economia: în cele mai multe cazuri calculatorul oferă avantaje de cost semnificative comparativ cu sistemul manual. Presupunând că datele au fost introduse corect, şansele de a se face greşeli de procesare prin utilizarea calculatorului sunt reduse iar eventuala lor corectare se face cu un cost redus.
Şi nu în cele din urmă, tehnologiile informaţionale utilizate în managementul proiectelor, în speţă soft-urile de calculator, sunt deosebit de importante în integrarea şi utilizarea relaţiilor complexe dintre date. Marile proiecte au sute sau chiar mii de activităţi, zece sau chiar sute de organizaţii partenere şi mii sau chiar zeci de mii de oameni implicaţi în activităţi, nu ar putea fi administrate cu succes fără ajutorul unui calculator. Utilizarea calculatorului e imperios necesară în marile proiecte, dar de asemenea şi în micile proiecte, unde poate uşura mult procesul de management.
Trebuie avut grijă însă la aşa-zisele „probleme” ce pot să apară în utilizarea de software pentru management de proiect:
- – deconcentrare cauzată de software;
- – supra-încărcare cu informaţii;
- – supra-încredere în software;
- – senzaţia falsă de deplină securitate.
Vezi pe www.managementul-riscurilor.ro două situații în care Microsoft Excel (instrumentul Solver) simplifică mult munca unui manager de proiect: AICI și AICI.
[1] Nicholas, John, M., Project Management for Business and Technology – principles and practice, second edition, Prentice-Hall, Inc., 2001, pp.385-386
