Ghid introductiv privind managementul proiectelor

  1. Care este explicatia succesului tehnicilor de management al proiectelor?

  2. Ce este un proiect?

  3. Ce caracterizeaza un proiect?

  4. Care sunt avantajele si dezavantajele utilizarii managementului pe proiecte?

  5. De ce reusesc sau esueaza proiectele?

  6. Ce instrumente pot fi utilizate in elaborarea unui proiect?

  7. Care sunt cele mai cautate certificari in 2011 in Project Management?

1. Care este explicatia succesului tehnicilor de management al proiectelor?

Organizarea activitatilor pe proiecte si managementul proiectelor au reprezentat, initial, o solutie foarte eficienta pentru atingerea unor obiective de anvergura, din domeniul militar sau cel al constructiilor.

Odata cu dezvoltarea sistemelor informationale pentru conducerea activitatilor – in mod special odata cu generalizarea utilizarii tehnicilor moderne apartinand tehnologiei informationale – managementul proiectelor s-a extins la nivelul tuturor activitatilor din economie, deoarece si-a dovedit capacitatea de a face fata noilor tendinte manifestate pe plan mondial:
  • cresterea accelerata a volumului de informatie si a cunostintelor;

  • cresterea cererii pentru bunuri si servicii tot mai complexe si mai puternic personalizate;

  • cresterea competitiei pe piata.

2. Ce este un proiect?

Definitie: Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop realizarea unui obiectiv sau unui set de obiective precise. In alti termeni, un proiect este o idee de imbunatatire a unei stari de lucruri.

Astfel, proiectul nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze necesitatea si avantajele implementarii ideii unui proiect).

Planificarea si realizarea activitatilor necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului presupun utilizarea tehnicilor si instrumentelor specifice managementului proiectelor.


3. Ce caracterizeaza un proiect?

Elementele caracteristice ale unui proiect sunt:

  • are un inceput si un final bine definite;

  • implica un numar de activitati, evenimente si sarcini;

  • utilizeaza o serie de resurse;

  • are un anumit grad de autonomie fata de activitatile curente ale organizatiei;

  • are ca scop o schimbare perceputa ca durabila de initiatorii sai.


Un proiect mai poate fi caracterizat prin:

  • Scop. Proiectul este o activitate cu un set bine precizat de obiective, este destul de complex pentru putea fi divizat in sarcini care necesita coordonare si control ai termenelor, succesiunii indeplinirii sarcinilor, costurilor si performantelor.

  • Ciclu de viata. Proiectele trec printr-o etapa lenta de initiere, cresc apoi rapid, ating apogeul, incep declinul si in final se incheie.

  • Interdependente. Proiectul interactioneaza cu operatiunile curente ale organizatiei si, adesea, cu alte proiecte.

  • Unicitate. Fiecare proiect contine elemente care il fac unic.

  • Conflict. Realizarea unui proiect presupune utilizarea unor resurse umane si materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale ale organizatiei; foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare propuse sau derulate de alte organizatii.


4. Care sunt avantajele si dezavantajele utilizarii managementului pe proiecte?

Managementul pe proiecte permite:

  • un control foarte bun asupra utilizarii resurselor, fiind extrem de util in situatiile cand resursele disponibile in activitatea unei organizatii sunt restranse;

  • relatii mai bune cu clientii;

  • timpi redusi de dezvoltare a organizatiei, costuri mai mici, calitate mai inalta si marje de profit mai mari;

  • cresterea eficientei activitatii in ansamblul, prin orientarea spre rezultate, imbunatatirea coordonarii interdepartamentale si imbunatatirea moralului angajatilor.

Managementul pe proiecte poate duce, in acelasi timp, la:

  • cresterea complexitatii organizatiei;

  • aparitia unei tendinte mai accentuate de incalcare a unor componente ale politicii interne a firmei, dat fiind gradul ridicat de autonomie a personalului implicat in activitatile organizate pe baza de proiecte;

  • cresterea costurilor anumitor activitati, aparitia unor dificultati in organizare, utilizarea incompleta a personalului in intervalul de timp dintre finalizarea unui proiect si initierea urmatorului proiect.


5. De ce reusesc sau esueaza proiectele?

Managementulproiectelor este o activitate complexa, care necesita respectarea anumitor algoritmi specifici.

Reusita unui proiect depinde de masura in care organizatia initiatoare reuseste sa evite (sau sa reduca la minim) efectele actiunii unor factori interni si externi:

A. Factori interni

  • evaluarea eronata a bazei de resurse disponibile pentru derularea proiectului;

  • planificarea defectuoasa a activitatilor din cadrul proiectului (sau a activitatilor de realizare a cererii de finantare, ceea ce are un impact negativ asupra posibilitatilor de planificare si de realizare a activitatilor din cadrul proiectului);

  • problemele legate de aprovizionare;

  • lipsa de resurse (fonduri sau personal calificat);

  • ineficienta organizatorica.

B. Factori externi

  • factorii naturali (dezastre naturale);

  • influente economice externe (de exemplu, modificarea nefavorabila a cursului de schimb a monedei utilizate in cadrul proiectului);

  • reactia oamenilor afectati de proiect;

  • lipsa de vointa politica in implementarea unor masuri de politica economica sau sociala necesare pentru derularea in bune conditii a proiectului;

  • nepotrivirea culturala dintre obiectivele si activitatile proiectului si mediul in care se desfasoara proiectul, care apare ca urmare a necunoasterii specificului local; astfel de neconcordante duc la respingerea proiectului de catre beneficiarii carora le este adresat proiectul.


6. Ce instrumente pot fi utilizate in elaborarea unui proiect?

Alaturi de instrumentele utilizate in mod curent pentru colectarea, sistematizarea si analiza informatiilor privind organizatia solicitanta si mediul economico-social in care aceasta functioneaza (bilant, cont de profit si pierderi, alte evidente financiar-contabile ale organizatiei, studii de piata etc.), managementul proiectelor utilizeaza o serie de instrumente si tehnici specifice (de exemplu: metoda cadrului logic, diagramele de tip Gantt sau de tip PERT sau analizele SWOT).

Managementul
proiectelor s-a dezvoltat inclusiv ca urmare a cresterii accesului la tehnologii informationale moderne, astfel incat in prezent au devenit instrumente curente tehnologiile care faciliteaza lucrul in echipe multidisciplinare (groupware), utilizarea unor sisteme informationale dedicate managementului proiectelor (care utilizeaza lucrul in cadrul unor birouri virtuale, programe pentru planificarea, realizarea si evaluarea proiectelor, evaluarea riscurilor aferente unui proiect etc.).

Un instrument la fel de util, chiar daca de o natura diferita, il reprezinta asociatiile profesionale pentru managementul proiectului, care faciliteaza accesul la informatii de ultima ora relevante pentru organizatiile care utilizeaza – sau intentioneaza sa-si dezvolte – o organizare manageriala bazata pe proiecte.


7. Care sunt cele mai cautate certificari in 2011 in Project Management?

Cele doua certificari internationale prezentate mai jos sunt destinate persoanelor care doresc sa isi construiasca sau sa isi consolideze o cariera in management de proiect:

  • Project Management Professionals (PMP)

PMP (Project Management Professionals) este programul de certificare profesionala in project management cu cea mai larga acoperire internationala. Programul este administrat de catre Project Management Institute (PMI). In lume, exista peste 400.000 de persoane care detin un certificat eliberat de PMI si care lucreaza in domenii diverse, precum telecomunicatii, sanatate, IT, finante sau constructii.

PMP recunoaste competentele privind conducerea si gestionarea echipelor de proiect. Pentru a putea aplica la programul PMP, trebuie sa fii absolvent al unui ciclu de licenta si sa ai cel putin 3 ani de experienta in lucrul pe o pozitie de project management, cumuland 4500 de ore conducand proiecte si inca 35 de ore investite in educatia in domeniul project managementului sau sa fii absolvent de liceu cu cel putin 5 ani de experienta in project management.

Pe langa certificarea PMP, in prezent,mai exista inca 4 tipuri de certificari PMI:

Certified Associate in Project Management (CAPM) este o certificare entry-level potrivita pentru cei care doresc sa urmeze o cariera ca project manageri, dar nu au inca experienta in domeniu

Program Management Professional (PgMP) este o certificare potrivita project managerilor care conduc mai multe proiecte

PMI Scheduling Professional (PMI-SP) este o certificare pentru practicienii care vor sa se specializeze pe realizarea si respectarea planificarilor de proiecte

PMI Risk Management Professional (PMI-RMP) certifica abilitatile de gestionare a proiectelor in situatii de risc, precum si competentele de a fructifica oportunitatile care intervin in astfel de situatii.

  • International Project Management Association (IPMA)

IPMA (International Project Management Association) este o organizatie profesionala non-profit in domeniul project managementului care ofera patru tipuri de certificari recunoscute la nivel international:

  • Nivelul A – certificarea ca director de proiecte;
  • Nivelul B – certificarea ca manager senior de proiect;
  • Nivelul C – certificare ca manager de proiect;
  • Nivelul D – certificare ca practician in managementul proiectelor.

Numai 0,26% dintre cei care detin o diploma IPMA sunt certificati la nivelul A. Pentru a intra in procesul de certificare ca director de proiecte, aplicantul trebuie sa aiba cel putin 5 ani de experienta in managementul portofoliilor de proiecte si/sau managementul proiectelor de importanta strategica, din care 3 ani cu responsabilitate in conducerea portofoliilor sau programelor complexe si 2 ani de experienta in managementul proiectelor. De asemenea, este obligatorie pregatirea universitara si pregatirea in managementul proiectelor prin cursuri care sa asigure acoperirea categoriilor de cunostinte din International Competence Baseline Version 3.0 (Cerinte pentru certificarea personalului in managementul proiectelor si programelor).

In luna ianuarie 2008 s-a realizat validarea de catre International Project Management Association a programului de certificare al Project Management Romania (PM Romania). In urma validarii, este asigurata recunoasterea internationala a certificatelor PM Romania pana in data de 26.03.2013.