(P) Cum citim si cum interpretam o balanta contabila?

balanta-verificare-1.jpg

Balanta contabila reprezinta imaginea unei societati comerciale la un anumit moment. Cu cat avem cunostinte mai solide, cu atat mai multe putem afla dintr-o balanta contabila, mergand pana la a intelege intreg istoricul societatii respective. Balanta este documentul care vorbeste partenerilor de afaceri – furnizori, clienti, creditori – despre potentialul nostru si despre credibilitatea noastra. Cand se doreste obtinerea unei finantari, atragerea unui investitor, vanzarea afacerii si in multe, multe alte cazuri, primul lucru care se solicita este balanta contabila.

Balanta contabila incepe cu conturile din clasa 1 si se termina cu cele din clasa 7. Ce sunt aceste clase? Clasele reprezinta gruparea diferitelor conturi contabile in functie de caracteristicile lor comune.

Dupa felul conturilor pe care le contin, balantele de verificare se grupeaza in:

– balante sintetice – in aceasta forma sunt prezentate toate conturile fara a se detalia componenta acestora. De exemplu in cazul clientilor se poate observa o suma globala, nefiind detaliat clientul si suma ce trebuie incasata de la acesta.
– balante analitice – in acest format se detaliaza conturile pe fiecare analitic inregistrat in contabilitate. De exemplu in cazul furnizorilor se poate vedea pe fiecare furnizor soldul ramas de achitat.

Balanta prezinta mai multe coloane :

–    Coloana Cont
–    Coloana Denumire cont
–    Coloana Sume precedente – sumele prezente se preiau de la sfarsitul luni trecute din Coloana Sume totale;
–    Coloana Rulaje perioada – aici se observa actiunile intreprinse in cursul lunii la care face referire balanta;
–    Coloana Sume totale – se calculeaza prin adunarea sumelor din coloana Sume precedente si Rulaje perioada;
–    Coloana Solduri finale – se calculeaza ca diferenta intre sumele totale din Debit si Credit din coloana Sume totale

Incepem cu clasa 1 unde se prezinta capitalul social al societatii depus la infiintarea societatii, rezervele legale sau alte rezerve constituite, rezultul reportat fiind alcatuit din profiturile/pierderile cumulate de la inceputul activitatii firmei, profitul/ pierderea societatii si daca exista credite contractate de firma. Pentru a identifica daca societatea are profit sau nu, trebuie sa ne uitam la contul 121 si daca avem inregistrata o suma pe Debit atunci avem pierdere, iar daca suma este inregistrata pe Credit atunci avem profit. Profitul sau pierderea se calculeaza de la inceputul anului pana la luna pentru care este generata balanta.

Clasa 2 prezinta imobilizarile societatii si stadiul amortizarii acestora. Daca avem sume inregistrate pe coloana Rulaje perioada  – Debit inseamna ca s-au achizitionat imobilizari in luna respectiva. De asemenea lunar se inregistreaza amortizarea imobilizarilor ce se poate observa pe conturile ce incep cu 28 tot pe coloana Rulaje perioada – Credit. Atunci cand totalul sumelor de la clasa 2 prezinta aceeasi suma si pe Debit si pe Credit in cadrul coloanei Solduri finale inseamna ca toate imobilizarile au fost complet amortizate.

Clasa 3 prezinta conturile de materii prime, materiale consumabile/auxiliare, marfuri, productia, obiectele de inventar achizitionate sau produse de societate. Sumele inregistrate pe Debit reprezinta achizitiile, iar cele de pe Credit descarcarea acestor materii/produse. Daca in luna au fost vandute marfuri atunci trebuie sa avem si sume pe partea de Credit privind descarcarea din gestiune a marfurilor vandute. Daca au fost realizari de produse finite trebuie sa avem o descarcare pentru materiile prime care au contribuit la realizarea acestora. In cazul obiectelor de inventar aici trebuie sa avem aceeasi suma si pe Debit si pe Credit in timpul lunii, acest lucru insemnand ca toate obiectele de inventar achizitionate in luna au fost date in folosinta pe baza procesului verbal generat. Soldul final pe Debit inseamna ca in cadrul societatii exista materii/ marfuri la sfarsit de luna.

Clasa 4 grupeaza in principal conturi de furnizori, clienti, obligatii la stat ( TVA, impozite, contributii), salarii datorare personalului, avansuri si sumele cu care s-a creditat societatea. Daca societatea are salariati regasim inregistrari pe conturile pentru contributii salariale, impozit salarii si contul pentru salariile datorate personalului. Sumele inregistrate pe partea de Credit in ceea ce priveste conturile 4311,4312,4313,4314,4371,4372,447 si 444 semnifica faptul ca in luna s-a constituit statul de plata. Daca societatea este platitoare de TVA regasim inregistrari pe conturile 4423,4424, 4426, 4427 si 4428. Daca firma este platitoare de impozit pe microintreprindere regasim inregistrari pe contul 4418, iar daca este platitoare de impozit pe profit atunci avem contul 4411. Legat de contul 401 Furnizori, 421 Salarii datorate, 4311, 4312, 4313, 4314, 4371, 4372, 447, 444, 4411 Impozit pe profit, 4418 Impozit pe venit, 446 Alte impozite, taxe, 4423 TVA de plata, soldul Creditor reprezinta o datorie ce trebuie platita. Pentru contul 401 Furnizori sumele inregistrate pe Debit reprezinta plati si pe Credit achizitii efectuate, iar pentru contul 4111 Clienti situatia este tocmai invers adica sumele inregistrate pe Debit reprezinta facturile emise in luna si pe Credit incasarile facturilor emise. Contul 4551 ne arata daca asociatii mai au de luat bani din firma, astfel daca avem sold Creditor atunci mai sunt bani de restituit. Contul de clienti nu trebuie sa fie negative acest lucru insemnand ca am incasat mai mult decat valoarea facturilor emise. De asemenea un sold negativ pentru conturile de furnizori, salarii, contributii, tva sau impozite ne arata faptul ca am platit mai mult decat era necesar.

Clasa 5 este alcatuita din conturile ce ne arata soldul casei la sfarsit de luna, soldurile la conturile bancare in lei si valuta, ce sume au fost virate din casa in banca si invers si ce plati au fost efectuate din decont. Daca soldul la casa sau la conturile bancare este pe partea de credit atunci soldurile sunt negative. Soldul casei trebuie intotdeauna sa fie pozitiv adica sa avem sold pe partea de Debit. Pe coloana Rulaje perioada in ceea ce priveste conturile acestei clase sumele de pe Debit reprezinta incasarile din luna si sumele de pe Credit reprezinta platile din luna. Soldul viramentelor casa-banca si al decontului de regula, trebuie sa fie zero.

Clasa 6 evidentiaza cheltuielile efectuate de societate pentru desfasurarea activitatii. Aceste conturi trebuie sa fie inchise la sfarsit de luna, adica sa nu existe sold final. Ca si chetuieli intalnite mai des in activitatea unei societati sunt cele cu materiile prime, materialele, marfurile – atunci cand se descarca marfa, cheltuieli cu obiectele de inventar date in folosinta, cu utilitatile ( apa, energie, telefonie), chirii pentru spatiul inchiriat, intretinere, servicii prestate de terti, transport, protocol, primele de asigurare, cu contributtiile salariale in cazul celor care au salariati, cu amortizarea imobilizarilor si impozit pe profit si pe venit.

Clasa 7 evidentiaza veniturile obtinute de societate din desfasurarea activitatii. Aceste conturi trebuie sa fie inchise la sfarsit de luna, adica sa nu existe sold final. Veniturile pot fi din vanzare marfa, din productia proprie, din chirii sau prestari servicii. Trebuie mentionat faptul ca, de regula, cheltuiala cu descarcarea de marfa sau materii prime nu trebuie sa fie mai mare decat venitul obtinut din vanzarea marfurilor sau productiei finite.

Clasele de cheltuieli si de venituri nu trebuie sa aibe sold, astfel ca vom observa pe rulajul debitor si creditor aceeasi suma.

Balanta contabila este un document astfel construit incat contine mai multe chei de verificare ce pot atesta corecta intocmire. Aceste chei de verificare se numesc corelatii si iata mai jos care sunt cele mai importante dintre ele:

1.    Pe rulajul lunii la contul 121 – Profit si pierdere suma de pe debit trebuie sa corespunda cu total cheltuieli, iar suma de pe credit cu total venituri din luna. Exista o exceptie cand aceste conturi nu corespund. Atunci cand avem reduceri comerciale acordate – contul 709 si reduceri comerciale primite – contul 609. Aceste 2 conturi functioneaza invers decat celelalte conturi din clasa lor, adica reducerile comerciale primite se adauga la venituri scazandu-se din total cheltuieli si reducerile comerciale acordate se adauga la cheltuieli neluandu-se in calcul la total venituri.
2.    Suma cumulata din rulaj luna a amortizarilor din conturile care incep cu 28 trebuie sa corespunda cu suma inregistrata pe contul de cheltuiala cu amortizarea 6811
3.    Cheltuiala cu descarcarea de marfa, darea in consum a obiectelor de inventar, scaderea din gestiune a materiilor prime sau diverselor materiale trebuie sa corespunda cu suma de pe rulajul creditor aferent conturilor cu materialul respectiv.
4.    Sumele de pe rulajul creditor cu salariile personalului si contributiile cu salariile corespund cu sumele din rulajul conturilor de cheltuieli cu acestea.
5.    Rulajul debitor al contului de clienti corespunde cu suma de pe rulajul creditor al conturilor de venituri prestate pe baza facturilor emise in luna, dar fara TVA daca toate facturile au fost emise cu TVA. Astfel, avem suma de la contul de venituri *1,20 = suma de la clienti. In cazul contului de furnizori nu putem aplica acelasi procedeu mereu deoarece este foarte posibil ca in luna sa avem si facturi fara tva.

Balanta contabila ne poate spune in orice moment care este suma de plata sau de recuperat la TVA. Acesta se poate determina ca diferenta intre tva-ul dedus si cel colectat in luna sau trimestru in functie de perioada fiscala declarata. Tva-ul dedus este cel aferent facturilor de achizitii, iar cel colectat este aferent facturilor emise. Daca am dedus mai mult decat am colectat rezulta un tva de recuperat, iar in situatia inversa avem un tva de plata. Conturile de tva dedus si colectat au aceleasi sume si pe debit si pe credit pe rulaj asta insemand ca au fost inchise conturile si rezulta tva-ul de plata sau de recuperat. Aceasta inchidere a conturilor se observa lunar la fimele platitoare de tva lunar si la trimestru la firmele platitoare de tva trimestrial. In lunile din afara celor de final de trimestru conturile de tva dedus si colectat nu sunt inchise observandu-se un sold final.

Acest material a fost scris de Mirela Voicu, Head of Accounting Dpt. la Accountable, www.accountable.ro.

Accountable este o firma de contabilitate, expert contabil, administrare personal si salarizare ce isi propune sa ofere clientilor sai mai mult decat operarea documentelor primare si transmiterea declaratiilor fiscale si anume sa-i ajute sa inteleaga cifrele din spatele propriilor afaceri astfel incat acestia sa poata lua cele mai profitabile si intelepte decizii.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *