Prezentul studiu de caz este realizat de societatea de avocatura CHIUARIU & ASOCIATII pe baza unei spete reale in rezolvarea careia a fost implicata.
Societatea de avocatura CHIUARIU & ASOCIATII este specializata in domeniul finantarilor europene si poate acorda consultanta juridica, precum si servicii de reprezentare in negocieri si/sau litigii.
I. Preambul
In cadrul unui proiect cu finantare europeana, unul dintre aspectele pe care Beneficiarii trebuie sa le aiba in vedere este ca validarea spre rambursare sau chiar rambursarea cheltuielilor nu este irevocabila. Mai exact, chiar daca sumele au fost deja rambursate, autoritatile pot obliga Beneficiarul sa le restituie daca descopera nereguli in urma unui audit al proiectului respectiv.
In cazul unui control sau audit, la finalizarea acestuia, autoritatile vor intocmi un Proces-verbal de constatare a neregulilor si de stabilire a creantei bugetare sau o Nota de constatare a neregulilor si de stabilire a corectiilor financiare.
Atat Procesul verbal, cat si Nota de constatare constituie titlu de creanta si sunt insotite de o Nota de debit in care se precizeaza suma pe care Beneficiarul o datoreaza Autoritatii contractante ca urmare a controlului.
Notiunea de neregula este definita in OUG 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora. Neregula inseamna orice „abatere de la legalitate, regularitate si conformitate in raport cu dispozitiile nationale si/sau europene, precum si cu prevederile contractelor […] incheiate in baza acestor dispozitii, ce rezulta dintr-o actiune sau inactiune a beneficiarului […], care a prejudiciat […] bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici internationali si/sau fondurilor publice nationale aferente acestora printr-o suma platita necuvenit„. De asemenea, creantele bugetare sunt „sumele de recuperat ca urmare a constatarii unei nereguli in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora” (OUG 66/2011).
Procesul verbal sau nota de constatare pot fi contestate in termen de 30 de zile de la stabilirea creantelor, dar este important de subliniat ca introducerea unei contestatii nu suspenda executarea titlului de creanta. Practic, daca societatea mai are de primit sume pe proiectul respectiv aferente altor cereri de rambursare, autoritatile au dreptul sa retina din aceste plati sumele de recuperat in urma auditului. Pentru a evita intreruperea platilor, societatea in cauza trebuie sa aiba in vedere o a doua actiune in instanta, pentru suspendarea notei de constatare sau a procesului verbal.
In cele ce urmeaza, prezentam speta unei societati care s-a confruntat cu nereguli in urma unui audit si care a fost reprezentanta de firma de avocatura CHIUARIU & ASOCIATII in litigiul privind contestarea rezultatelor acestui audit.
II. Cazul firmei X
A. Constatarea de nereguli si stabilirea unor creante bugetare
Firma X (Beneficiarul) a obtinut finantare in cadrul programului POSDRU pentru un proiect de educatie prin practica, proiect derulat incepand cu anul 2010.
In 2012, Organismul Intermediar POSDRU – Centrul National de Dezvoltare a invatamantului Profesional si Tehnic (OIPOSDRU) a efectuat un control in urma caruia a fost intocmit un Proces-verbal de constatare de nereguli, precum si de stabilire a unor creante bugetare. Aceste creante au fost mentionate si in nota de debit anexata procesului verbal de constatare. Conform acestor documente emise de autoritatile de control, firma X trebuia sa returneze cheltuieli afectate de nereguli in proportie de aproximativ 10% din totalul rambursarilor efectuate de-a lungul timpului pe proiect.
B. Contestarea procesului verbal si suspendarea notei de debit
Conform prevederilor contractului de finantare, in cazul sumelor platite necorespunzator de catre AMPOSDRU, Beneficiarul are obligatia de a restitui sumele respective in termen de 15 zile de la data transmiterii referatului de restituire de catre AMPOSDRU/OI.
Firma X a solicitat asistenta societatii de avocatura CHIUARIU & ASOCIATII pentru a depune o contestatie impotriva procesului verbal emis de OIPOSDRU si a notei de debit anexate care sa conduca la anularea acestor acte si a efectelor lor.
In acelasi timp, avocatii CHIUARIU & ASOCIATII a obtinut suspendarea notei de debit, ceea ce a dus la suspendarea obligatiei beneficiarului de a restitui sumele imputate in termen de 15 zile. Astfel, pana la solutionarea cazului de catre instanta de judecata, firma X a putut sa isi desfasoare activitatea curenta intr-un ritm normal, evitand un blocaj financiar determinat de sistarea platilor pe care le mai avea de primit de la autoritati si, posibil, compromiterea intregului proiect.
C. Exemple de nereguli
C.1. Decontare cheltuieli de transport
In cadrul proiectului desfasurat de catre Beneficiar a fost necesara o deplasare internationala a unora dintre membrii echipei de proiect, iar costurile acestei deplasari au fost decontate de catre AMPOSDRU. Controlul efectuat ulterior a stabilit ca unele dintre cheltuieli nu erau eligibile spre decontare. In speta, acestea erau cheltuieli reprezentand costul transportului international aerian tur si retur, cazare si diurna, pentru un subcontractor care presta servicii de traducere si interpretariat autorizate.
Aceste cheltuieli au fost reincadrate ca fiind neeligibile deoarece la momentul achizitiei de servicii de traducere in documentatia intocmita de Beneficiar pentru ofertanti nu s-a specificat daca ofertele trebuie sa aiba in vedere posibile cheltuieli de transport, cazare sau diurna. In conformitate cu Instructiunea AMPOSDRU nr. 41, daca un beneficiar externalizeaza total sau partial managementul de proiect, „cheltuielile de transport, cazare si diurna […] vor fi incluse in pretul total al prestatiei„.
In acest caz, s-a considerat in mod corect ca neregula a fost incalcarea procedurii de achizitie. Mai exact, nu s-a mentionat expres faptul ca Beneficiarul va suporta separat cheltuielile de transport, cazare si diurna. Prin urmare, unii dintre ofertanti este posibil sa le fi inclus in pretul lor de ofertare conform instructiunilor AMPOSDRU, rezultand un pret mai ridicat, ei fiind in cele din urma dezavantajati prin comparatie cu alti ofertanti care nu au aplicat aceeasi metoda de calcul.
C.2. Decontare cheltuieli cu servicii de organizarea de conferinte
De asemenea, Beneficiarul a trebuit sa achizitioneze servicii de organizare evenimente si a intocmit documentatia pentru ofertanti in care au fost detaliate aceste servicii: cazare, masa, organizarea de pauze de cafea, inchiriere sala de conferinte pentru un numar variabil de persoane si transport aerian. Criteriul de atribuire al contractului respectiv il reprezenta oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic.
Achizitia de servicii a fost anuntata in presa la mica publicitate, s-a organizat o licitatie si a fost ales castigator furnizorul Y pe baza criteriului mentionat anterior.
In urma controlului, Organismul Intermediar AMPOSDRU a stabilit ca, desi valoarea serviciilor furnizorului Y se incadreaza in suma agreata initial prin contractul cu Beneficiarul, in facturi au fost cuprinse servicii care nu au fost solicitate in documentatia pentru licitatie. Mai exact, in facturi au aparut urmatoarele servicii suplimentare: Asistenta specializata vizite proiect, Transport materiale promotionale, Locatie intalniri de lucru echipa de management. Prin urmare, autoritatile de control au decis in procesul verbal constituirea unei creante bugetare prin aplicarea unei corectii generale de 25% asupra tuturor facturilor emise de furnizorul Y.
In instanta, avocatii CHIUARIU & ASOCIATII au argumentat ca serviciile suplimentare solicitate nu au avut o pondere semnificativa din pretul final al facturilor astfel incat sa influenteze desemnarea castigatorului achizitiei publice si, in plus, au dovedit ca aceste servicii suplimentare au fost necesare si eligibile pentru desfasurarea in conditii normale a proiectului. Instanta de judecata a acceptat aceste aparari si a decis anularea partiala a Procesului verbal de constatare a neregulilor si a Notei de debit aferente, mentinand corectia de 25% doar asupra serviciilor suplimentare pentru care nu s-a respectat procedura competitiva.
III. Concluzii
Birocratia excesiva care caracterizeaza domeniul finantarilor europene in Romania conduce la riscul ca Beneficiarii proiectelor sa faca uneori greseli care le pun in pericol rambursarile si implicit buna desfasurare a proiectului.
Cauzele in care echipa CHIUARIU & ASOCIATII a reprezentat beneficiari de fonduri europene ne-au ajutat sa identificam solutii pentru multe dintre problemele care apar pe parcursul implementarii proiectelor finantate cu fonduri europene. De aceea recomandam Beneficiarilor de proiecte sa aiba in vedere asistenta juridica specializata atunci cand se confrunta cu dificultati de implementare sau cu divergente in raporturile cu autoritatile publice, ce pot conduce la compromiterea proiectului.
Brosura servicii CHIUARIU & ASOCIATII
Sursa: CHIUARIU & ASOCIATII
www.chiuariulawyers.ro
