Software MP

Prezentare generala

Ce fac soft-urile de PM ?

La prima vedere produsele de tip managementul proiectelor vor ajuta organizatia sa administreze proiectele de la inceput pana la sfarsit si le dau voie angajatilor de la diferite nivele sa aduca un plus de valoare procesului.

Programele de tip MP au deja o vechime si de-a lungul timpului s-au imbunatatit ajungand sa faca mai mult decat coordonarea de proiecte.

Acum aceste programe au grija de planificare, controlul costurilor, si gestionarea bugetului, alocarea resurselor, colaborare, comunicare, managementul calitatii si documentare sau administrare. Scopul acestora este sa aiba grija de toate aspectele si complexitatea marilor proiecte si sa ajute la mentinerea costurilor joase.

De ce companiile au tendinta de a folosi software-uri de management de proiecte ?

Proiectele pot fi complexe si depind de multi factori diferiti, departamente si rezultate. Astfel soft-urile ajuta la determinarea dependentelor dintre evenimente si ce se intampla daca lucrurile se schimba sau merg intr-o directie mai putin buna.

In plus, acestea, pot planifica oamenii sa lucreze cu task-uri/ sarcini diferite si reusrsele ce sunt necesare pentru a duce la indeplinirea sarcinilor (fizice, financiare sau oricare altele).

Oamenii mai folosesc aceste soft-uri si pentru a face fata incertitudinilor in estimarea duratei fiecarui task, organizarea sarcinilor pentru a respecta termenele limita diferite; precum si jonglarea in mod simultan cu mai multe proiecte diferite, ca parte a unui obiectiv general.

Tipuri de software MP

Estimation and planning

Este procesul de a prezice utilizarea cea mai realista a efortului necesar pentru a dezvolta sau a mentine software-uri bazate pe date incomplete, inexacte si nesigure. Estimarea efortului poate fi utilizata ca informatie de baza in planurile de proiect, bugete, analiza investitiilor, in procesul de stabilire a preturilor cat si in procesul de licitare.

Planning

Este un proces strans legat de cel de estimare deoarece estimarea se face dupa o buna planificare a etapelor care trebuiesc parcurse in desfasurarea proiectului, acest proces face parte din managementul de proiect care se refera la folosirea de programe de tip diagrama pentru a planifica si raporta progresele inregistrate ulterior in cadrul proiectului.

Scheduling

Este procesul care permite companiilor o mai buna gestionare  a schimburilor de personal. Aceste tiputi de software-ri sunt folosite pentru a creea si administra  schimburile de personal, sarcinile atribuite cat si preferintele angajatilor. Software-urile de tip avansat din aceasta categorie pot furniza modalitati de conectare cu staful, pot face sondaje cu privire la preferintele acestora dar si comunicarea schimburilor in care vor lucra pentru o perioada de timp stabilita, toate acestea prin intermediul SMS sau a E-Mail-ului.

Cost control

Este un proces strans legat de cel de gestiune  a bugetului deorece fara a sti care sunt costurile necesare proiectului in desfasurare nu poti estima un buget necesar acelui proiect. Pe de alta parte managementul costului unui proiect foloseste o tehnologie de a masura costul si productivitatea intregului ciclu de viata al proiectelor la nivel de companie.

Budget management

La fel ca si controlul costului, managementul bugetului este o etapa principala in desfasurarea oricarui proiect si asta pentru ca fara o estimare a cheltuielilor necesare proictului in derulare nu se pot elabora etapele necesare care trebuiesc parcurse implicit fondurile necesare care trebuiesc alocate acestora.

Resource allocation

Procesul de alocare a resurselor este folosit in atribuirea resurselor disponibile intr-un mod econonic. In managementul unui proiect alocarea resurselor este programarea activitatilor si a resurselor necesare acelor activitati luand in considerare atat resursele disponibile cat si a timpului de desfasurarea a proiectului.

Collaboration software or groupware

Este un produs software proiectat sa ajute oamenii implicati intr-o activitate care are aceeasi tinta. Intentia de baza a acestuia este de a transforma modul in care documentele si fisierele media sunt partajate pentru a eficientiza lucrul in echipa sau colaborarea celor implicati in desfasurarea proiectului.

Communication

Este activitatea de transmiterea a informatiilor relevante. Pentru ca acest proces sa fie realizat este nevoie de un expeditor, de un mesaj si de un destinatar care poate sau nu fi de fata in momentul expedierii mesajului.Partile implicate in procesul de comunicare trebuie sa aiba o zona comuna de comunicare pentru ca mesajul transmis sa fie inteles pe deplin.

Quality management

Are o anumita semnificatie in cadrul multor sectoare de activitate. Managementul calitatii nu se axeaza in mod direct numai asupra unui produs sau a unui serviciu ci si asupra modului de obtinere a acestuia. Managementul calitatii foloseste atat procesul de asigurare a calitatii dar si  controlul proceselor necesare obtinerii produsului pentru a atinge o calitate coerenta.

Documentation

Este un termen general folosit pentru o multitudine de documente apartinand unei vaste sfere media care au in comun anumite trasaturi. Scopul documentatiei este de a sprijini utilizarea unui instrument sau al unui proces ce trebuie sa se desfasoare.

Administration systems

Acest proces in anumite situatii poate ingloba atat managementul calitatii cat si procesul de documentare si asta se datoreaza unei mai bune organizari dar si a unei evaluari mai precise asupra mediului in care se va desfasura viitorul proiect sau viitoarele activitati premergatoare unui proiect de anvergura.

Categorii de software MP

Exista diferite moduri in care softurile de MP sunt puse la dispozitie de catre furnizorii acestora si prestatorii de servicii. Acestea sunt:

Desktop

Acest tip de software ruleaza direct de pe calculatorul pe care a fost instalat in prealabil, avand un timp de raspuns minim iar interfata grafica fiind creata special pentru a avea un aspect prietenos, avand un mic inconvenient si anume acesare nu se paote face decat de la calculatorul pe care a fost instalat. Aceste aplicatii stocheaza datele de obicei, intr-un fisier, desi unele au capacitatea de a colabora cu alti utilizatori sau pentru a stoca datele intr-o baza de date centrala. Utlizatori multiplii pot partaja fisiere de baza din cadrul proiectului sau date tinute pe o baza de date doar daca un singur utilizator le acceseaza pe rand.

Web-based

Ruleaza de pe un server pe care a fost instalat in prealabil, are un timp de raspuns mai mare decat cel desktop, interfata ne fiind atat de prietenoasa dar cu un mare avantaj si anume de a putea fi accesat de catre persoane diferite din locuri diferite in interiorul sau chiar din exteriorul companiei, sau chiar de pe internet folosind un browser  web. Beneficiile acestui tip de aplicatie includ faptul ca pot fi accesate de la orice tip de calculator fara a fi instalat softul. Softul este automat updatat si mentinut de catre furnizorul acestuia si prin natura lui il face accesibil mai multor utilizatori in acelasi timp.

De asemenea aceste softuri tind sa vina cu o taxa lunara , care este mai mica decat cumpararea si mentinerea aplicatiei de catre companie. Cu toate acestea, softurile web-based tind sa raspunda mai greu decat aplicatiile de tip desktop si informatiile despre proiect nu sunt disponibile cand utilizatorul nu este conectat.

Personal

Se bazeaza in special pe lucrul unor proiecte reduse de obicei folosit in intreprinderi mici sau chiar de ultilizatori casnici, putand gestiona modul de viata al acestuia sau proiecte casnice.

Single user

A fost gandit cu scopul ca un singur utilizator poate modifica sau lucra la un proiect, de asemenea gandit pentru intreprinderi mici in care numarul persoanelor implicate intr-un proiect este foarte redus.

Collaborative

Este opusul celui single user el oferind posibilitatea de lucru in echipa, este gandit in special pentru corporatii mari in care numarul persoanelor implicate intr-un proiect este mare avand posibiliatea de modificare simultana a proiectului de catre mai multi useri.

Integrated

A fost coceput pentru a intrepatrunde managementul proiectului cat si palnificarea acestuia cu alte activitati ale companiei, el putand fi grefat atat pe parte de single user cat si pe parte de multi user oferind posibilitatea de rezolvare a mai multor activitati diferite intr-un timp scurt fara a implica alte resurse umane.

Non-specialised tools

Acest tip de software nu este atat de mediatizat si promovat cum sunt software-le specializate dar in ultima perioada de timp au capatat o importanta deosebita pe piata managementului de proiecte, din aceasta categorie facand parte:

1. Calendaring software care pot face planificarea diferitelor activitati la fel de usor ca un soft specializat
2. Spreadsheets  folosite in special la calcul tabelar cat si la operatiuni in vederea calcularii costurilor unui proiect intr-un mod la fel de eficient ca cele specializate.

Ghid alegere software MP

6 criterii cheie de care este bine sa tinem cont in alegerea unui soft

Acum ca am vorbit despre categoriile existente pe piata softurilor de MP , cred ca este necesar sa enumearm si niste criterii de care este bine sa tinem cont atunci cand dorim sa achizitionam un astfel de soft.  Cele sase criterii de baza diferite sunt:

Flexibilitate: Se poate adapta sistemul la modul in care organizatia face afaceri?
Usor de utilizat: Angajatii vor putea folosi sistemul fara un exces de traininguri?
Categorie: In ce categorie de soft de MP se potriveste si daca acea categorie se pliaza pe nevoile organizatiei?
Receptivitate: Cat de receptiva este organizatia?
Pretul: Pretul sistemul se potriveste cu valoarea pe care o vei recupera?
Functii: Are sistemul indeajunse caracteristici pentru a indeplini obiectivele prezente si pe cele viitoare?

Flexibilitate

Organizatiile sunt diferite si unice in felul lor. Softurile de MP ar trebui sa fie flexibile si sa adapteze nevoilor organizatiilor si proceselor acestora. Organizatia nu ar trebui sa-si schimbe precesele pentru a se adapta la soft. Cum arata flexibilitatea?  Cel mai important lucru la flexibilitatreeste sa fie capabil sa creeze si sa modifice campuri si formulare. Daca sunteti blocati cu campuri incorporate in instrument este foarte dificil de adaptat la mediul organizatiei de lucru. Ar trebui sa fiti capabil sa urmariti aproape tot ce este nevoi in instrument pentru a elimina introducerea de date rudimentare si arhive.

Un alt plus al flexibilitatii este  posibilitatea de a crea si modifica rapoarte. Rapoartele sunt o parte importanta din fiecare soft de MP.   Pana la urma un mare motiv pentru a incorpora acest instrument este abilitatea de a obtine informatii cheie la timpul potrivit pentru a actiona si lua decizii.  Abilitatea de a crea si modifica rapoarte (inclusiv a campurilor personalizate) este cruciala pentru realizarea acestui lucru. Alte aspecte suplimentare ale flexibilitatii ar putea include: securitate flexibila, opinii si urmarirea tipurilor diferite de date inafara de proiecte si activitati (cum ar fi costuri, probleme, riscuri, sau alte tipuri de date).

Usurinta in utilizare

Acest termen este folosit pentru descrie un aspect dorit in software, dar ce inseamna usor de utilizat? Probabil o simpla definitie ar fi faptul ca utilizatorii pot utiliza softul pentru a urmari procesele de business fara un training laborios. Afla cam cate sesiuni de instruire sunt necesare pentru utilizatori pentru a incepe sa foloseasca sistemul in mod eficient. Acest lucru va fi diferit in functie de utilizatori: cei care intra si gestioneaza proiecte versus  cei care actualizeaza statusul sau timpul  versus aceia care folosesc rapoarte manageriale pentru interfata. Cele mai multe sisteme va permit sa incercati programul. Aflati cat de usor este sa navighezi si sa efectuezi cateva functii de baza.  Nu vei putea fi capabil sa urmaresti procesele tale cu exactitate intr-un mediu generic/ de test, dar ar trebui sa reusesti sa simti modul de a manevra si efectua  sarcini frecvente/ comune (cum ar fi crearea unui proiect si realizarea rapoartelor.)

Categoria

Carei categorii de soft de MP apartine produsul? Intereseaza-te de diferitele categorii de softuri  (le poti gasi mai sus) si evalueaza sistemele care se incadreaza in categoriile ce se potrivesc cu nevoile organizatiei din care faci parte. D eexemplu, daca organizatia din care faci parte are cateva sute de utilizatori nu vei dori sa alegi o solutie de sine statatoare.

Pretul

Probabil nu singurul si nici primul criteriu in alegerea unui soft nu este pretul insa joaca un rol important in alegerea acestuia pentru organizatie. Exista doua medele principale de costuri pe piata softurilor de MP: softwareul ca serviciu  in cadrul sistemului de cloud  si instalat local.

Softul ca serviciu (gazduit) se refera la scenariul in care furnizorul detine softul pentru tine ca si serviciu. Te conectezi la program prin intermediul internetului. Stuctura pretului este data de obicei pe utilizator pe luna atat timp cat furnizorul presteaza servicii pentru organizatie.

Modelul instalat local se refera atunci cand softul este instalat pe serverul companiei. Acest lucru nu este oferit de orice furnizor. Sturctura de cost este de obicei pentru achizitionarea in mod traditional a unui soft unde platesti o data pentru o licenta permanenta pentru a utiliza softul, impreuna cu intretinerea anuala pentru a acoperi suport continuu si actualizari.

Exista avantaje si dezavantaje la ambele modele. Costurile pe termen scurt vor fi mai mari daca optezi pentru softul preinstalat, dar costurile pe termen lung vor fi mai mici. Costurile pe termen scurt vor fi mai mici cu softul ca si serviciu, dar costurile pe permen lung vor fi mai mari . Softul ca si serviciu inseamna ca nu trebuie sa-ti faci griji cu privire la nici un aspect tehnic (furnizorul se ocupa de acest lucru), in timp ce modelul instalat inseamna ca detii control complet asupra datelor. Afla ce ofera fiecare furnizor si alege varinata cea mai buna pentru organizatie.

Receptivitatea

Cat de receptiv este furnizorul? Cum ofera furnizorul suport clientului? Sunt nteresati cu adevarat in a ajuta organizatia pentru a duce la indeplinire obiectivele strategice? Suportul se ofera prin a vorbi cu cineva sau numai prin intermediul emailului? Au suport personal in tara si peste hotare? Cat de des este softul actualizat?  Acestea sunt cateva dintre intrebarile ce ar trebui puse unui potential furnizor pentru a intelege modul in care acesta raspunde nevoilor organizatiei.

Un simplu mod de a afla mai multe despre receptivitatea furnizorului este de a pune intrebarile si de a fi atent in timpul procesului de evaluare.

Functii

Functiile / Caracteristicile  sunt o parte importanta din procesul de evaluare; chiar si asa, cateodata, este greu de identificat cele mai bune functii ce sunt necesare pentru organizatie. De aceea am adaugat si o lista cu cele mai folosite caracteristici la sfarsitul acestui „ARTICOL” pe langa cele 6 criterii esentiale, pe care le puteti folosi ca si referinta.

Ca sa sumarizam, asigurati-va ca sistemul are caracteristiile principale ale managementului de proiect de care aveti nevoie, si dupa aceea determinati ce alte functii sunt disponibile de la care puteti obtin avantaje prezente sau viitoare. Dupa ce descoperi ce caracteristici suporta sistemul, intelege cum vor fi acestea folosite pentru a indeplini procesele afacerii dumneavoastra.

Furnizori de software

Furnizori de sisteme informationale utile pentru domeniul managementului proiectelor

1. Conferinte si colaborari

  • Avaya ofera tehnologii si echipamente de comunicatii pentru afaceri, incluzand solutii si consultanta pentru planificarea, designul, implementarea si managementul sistemelor de comunicatii in cadrul organizatiilor.
  • Microsoft este unul din liderii modiali in domeniul IT. De interes sunt sectiunile care trateaza tehnologiile de comunicatii si serviciile oferite pentru intreprinderi.
  • Polycom este o companie care ofera solutii pentru realizarea de videoconferinte si alte tipuri de transferuri de voce si date in cadrul unei retele sau intre retele diferite.
  • Sony ofera echipamente si sisteme audio-video pentru domenii foarte diverse de activitate, oferind solutii pentru inregistrarea, prelucrarea, stocarea si distribuirea de informatii specifice.
  • Tandberg este unul dintre cei mai importanti furnizori de sisteme de videoconferinte si sisteme de management pentru cresterea eficientei activitatilor desfasurate in cadrul unei organizatii.

2. Groupware

  • Microsoft este unul din liderii modiali in domeniul IT. De interes sunt sectiunile care trateaza tehnologiile dedicate lucrului in cadrul retelelor.
  • Novell este unul dintre cei mai importanti furnizori de solutii pentru retele organizate in cadrul intreprinderilor.
  • Open Textmanagementul transferurilor de date si informatii in cadrul companiilor de dimensiuni mari.
  • Ventana east este un furnizor de solutii software pentru organizarea de conferinte si cursuri virtuale.
  • Marotz

3. Evaluarea proiectelor

  • Price Systems ofera solutii software foarte avansate pentru estimarea costurilor si fundamentarea bugetelor unei organizatii.
  • Palisade ofera pachete integrate si programe pentru analiza deciziExcel sau Microsoft Project.

4. Analiza riscului

  • Primavera ofera solutii software foarte avansate pentru managementul proiectelor, incluzand analiza riscurilor, utilizabile pentru orice domeniu de activitate si, in mod special, pentru medii de tip multi-proiect. Pentru achizitionarea software-ului Primavera va invitam sa va adresati direct
  • Advanced Management Solutions

5. Sisteme informationale pentru managementul proiectelor

  • Artemis Management Systems ofera solutii software pentru managementul proiectelor si resurselor.
  • Computer Associates International ofera solutii pentru realizarea infrastructurii de comunicatii si pentru managementul informatiilor si a proceselor.
  • Critical Tools ofera solutiile software pentru managementul proiectelor „WBS Chart Pro” si „PERT Chart EXPERT”.
  • Microsoft este unul din liderii mondiali in domeniul IT. De interes sunt sectiunile care prezinta tehnologiile pentru managementul informatiilor si a proiectelor.
  • PlanView ofera solutii integrate pentru managementul proiectelor si planificarea resurselor utilizand Internetul.
  • Primavera ofera solutii software foarte avansate pentru managementul proiectelor utilizabile pentru orice domeniu de activitate si, in mod special, pentru medii de tip multi-proiect.
  • SAS Institute ofera solutii foarte avansate pentru analiza si adoptarea deciziilor.
  • Scitor ofera o gama larga de produse pentru managementul programelor si pentru organizarea, analiza si dezvoltarea sistemelor informationale ale organizatiilor.
  • Welcome Solutions Technology ofera solutii software pentru managementul proiectelor, asigurand planificarea, managementul resurselor, inclusiv intr-un cadru de tip multi-proiect.
  • Kaizen Consulting ofera servicii si programe de informare profesionala in domeniul competitivitatii afacerilor. Intre aceste servicii se regasesc si cele de prezentare, informare, implementare si asistenta post implementare a celor 4 produse-sistem – TargetCosting-POST, KaizenCosting-POST, Lean-POST si SixSigma-POST.
  • Spider Management Technologies Romania, filiala a Spider Management Technologies ofera „Spider Project” – o solutie integrata de Managementul Proiectelor care permite luarea celor mai potrivite, justificate si verificate decizii privind desfasurarea proiectelor, pentru executia proiectelor mai repede, mai bine si cu costuri cat mai reduse, precum si pentru obtinerea celor mai complete informatii privind proiectele in executie.
  • Stand By Soft a fost creata in 1997 ca o companie software specializata in dezvoltarea de aplicatii si componente. In prezent Stand By Soft dezvolta RationalPlan o suita de applicatii software din domeniul managementului de proiecte menita sa ajute companii de dimensiuni mici sau medii in planificarea si managementul proiectelor.