Ca viitoare beneficiara a fondurilor structurale, Romania a pregatit o serie de documente strategice si operationale, prin care se stabilesc prioritatile de dezvoltare ale Romaniei si alocarea financiara pe fiecare obiectiv in parte: atat finantarea nationala (publica si privata), cat si co-finantarea din partea Uniunii Europene.
Planul National de Dezvoltare (PND) cuprinde strategia nationala de dezvoltare, in contextul aderarii la UE. In acest document, finalizat la sfarsitul anului 2005, sunt prezentate obiectivele strategice, actiunile planificate si sursele de finantare din perspectiva multi-anuala.
Cadrul Strategic National de Referinta (CSNR) are la baza Planul National de Dezvoltare si identifica legatura dintre prioritatile nationale si regionale si proritatile comunitare sustinute de Comisia Europeana. In CSNR se specifica alocarea anuala a fondurilor europene pe fiecare obiectiv, pe fiecare instrument si pe fiecare program operational.
Programele Operationale (PO) sunt documentele ce identifica, pentru fiecare obiectiv strategic din CSNR, axele prioritare si domeniile de interventie, furnizand detalii despre finantarea nationala publica si privata si co-finantarea de la Uniunea Europeana.
Atat CSNR, cat si Programele Operationale au fost transmise, in aprilie 2006, Comisiei Europene pentru negociere informala. Negocierile formale se finalizeaza in momentul in care Romania devine stat membru al Uniunii Europene, permitand stabilirea detaliilor finale privind alocarea fondurilor structurale pentru tara noastra.
Fiecare Program Operational va fi completat de un Program Complement, documente ce nu sunt supuse aprobarii Comsiei Europene, dar care cuprind detalii practice privind proiectele si cheltuielile eligibile, potentialii beneficiari, modurile de decontare, rolul autoritatilor etc.
Totodata, a fost stabilita structura institutionala pentru administrarea fondurilor structurale, fiecare PO urmand sa fie administrat de o Autoritate de Management (AM). Autoritatile de Management vor avea un rol si in certificarea documentelor primite de la beneficiarii de finantare nerambursabila ce atesta cheltuielile facute in cadrul proiectelor.
Autoritatile de Management au dreptul sa delege o parte din responsabilitati unor Organisme Intermediare (OI), spre exemplu lansarea cererilor de proiecte, primirea propunerilor etc.
Cadrul institutional de management al fondurilor structurale mai cuprinde o Autoritate Nationala de Coordonare (Ministerul Finantelor Publice), o Autoritate de Certificare a Platilor (Ministerul Finantelor Publice), o Autoritate de Audit (Curtea de Conturi), iar pentru verificarea modului in care se vor face subcontractarile de lucrari, bunuri si servicii, a fost infiintata Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice, organism aflat in subordinea directa a Primului-Ministru.