Sistemul informaţional. Managementul documentelor.
Vlăduţ-Severian Iacob
Abstract
Productivity growing, as well as reducing of operational costs in a company can be achieved by adopting a document management solutions. Such application will allow management and t structured and efficient transmission of information within the organization.
Keywords: Sistem informational, document electronic, mangementul documentelor
Sistemul informaţional
Până ce apar şi se fixează elemente ce asigură o buna circulaţie a informaţiei, oricare dintre procesele unei organizaţii, firme, întreprinderi pot fi afectate în mod efectiv de către Top management, în virtutea autorităţii deţinute, prin decizii administrative, pentru ca persoanele ce sunt angrenate în activitatea respectivei entităţi să-şi însuşească viziunea organizaţională, aceea de a respecta şi îmbunătăţi modul în care se realizează comunicarea, de a asigura finalitatea comună.
Circulaţia informaţiei din momentul producerii unui fenomen într-un proces şi până când pe baza cunoaşterii lui, se declanşează un nou eveniment precum şi cu precizarea conţinutului informaţiei, destinaţiei, locului stocării, alcătuiesc sistemul informaţional ce poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii în timp real al unei afaceri, întreprinderi.
Noţiunea de sistem informaţional este strâns legată de abordarea sistemică a organizaţiei, acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat[1] în care sunt introduse date ce sunt transformate pentru obţinerea informaţiilor. Input-urile reprezintă datele care prin numeroase manipulari si analize sunt transformate (procesate) în informaţii. Output-uirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor.
În componenţa[2] sistemului informational intră: resursele informaţionale, circuitele şi fluxurile informaţionale, procedurile si mijloacele de tratare a informaţiilor.
Ansamblul sistemic al informaţiilor generate, obţinute, disponibile şi refolosibile în întreprindere reprezintă resursele informaţionale. Calitatea resurselor condiţionează conţinutul şi eficienţa de ansamblu a firmei.
Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor transmise şi procesate într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informaţii la un receptor printr-o mulţime de canale informaţionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaţia se numeşte circuit informaţional.
Adaptarea informaţiilor potrivit nevoilor manageriale se realizează cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaţionale ce se constituie într-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, înregistrare, transmitere şi prelucrare ale acesteia.
Un sistem informaţional cuprinde mai multe fluxuri informaţionale, precum şi o mulţime de conexiuni ce se stabilesc între componente sale.
Resurse informaţionale electronice
Dacă avem în vedere mediul dinamic şi complex în care îşi desfăşoară activitatea întreprinderea şi instituţiile publice, se impune să precizăm că deţinerea de cunoştinţe cu privire la piaţă (dinamică, dimensiuni, structura etc.), la competiţie (cota de piaţă, segmente ocupate de cumpărători, preţuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, condiţii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumpărare etc.), nu înseamnă altceva decât necesitatea de a concepe şi utiliza un sistem informaţional în care toate informaţiile prelucrate, stocate şi transmise electronic să fie utile în procesul managerial pentru luarea deciziilor.
Astfel resursele informaţionale electronice permit pe de o parte cunoaşterea situaţiei trecute, precum şi a celei existente, iar pe de alta parte, anticipări ale evoluţiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptării de strategii active care să vizeze influenţarea mediului în sensul dorit.
Literatura de specialitate menţionează ca pentru întreprinderea comercială, resursele informaţionale electronice capătă un rol strategic[3], permiţând raţionalizarea tuturor proceselor, în condiţiile în care este evident mai avantajos, mai ieftin să mişti informaţia decât marfa.
De remarcat ca în întreprinderea comercială, pot deveni resurse informaţionale electronice numai informaţiile depozitate pe diferiţi suporţi materiali (hârtie, benzi magnetice, dischete etc.).
Documentul scris
Important instrument de comunicare între departamentele instituţiei publice sau a firmei, între punctele de lucru şi în relaţiile cu terţii, documentul face dovada, certitudinea şi măsura adecvată a faptelor realizând:
- cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice, financiare, juridice şi administrative;
- măsurarea adecvată a dimensiunii angajamentelor evaluabile în bani;
- justificarea în mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie pentru comparaţii în timp şi spaţiu;
- fundamentarea oportunităţilor de analiza şi control a activitatii, masura riscurilor.
Existenţa, mişcarea, transformarea şi rezultatele administrării adecvate a resurselor, presupune efectuarea de situaţii şi evidenţe prin intemediul documentelor, actelor justificative, register etc. In acest fel documentul capătă o importaţă deosebită sintetiztă prin insăşi funcţiile sale : consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; de certificare şi publicare a informaţiilor; de proba; de comunicaţie a informaţiilor; de clasare şi arhivare istorica.
Îndeplinirea corectă a funcţiilor documentelor este condiţionată de calitatea practicilor de utilizare adecvată a documentelor, de operativitatea întocmirii lor şi de viteza cu care informaţia circulă între producator şi utilizatorul final.
Documentele, fie că sunt de provenienţă internă, fie externă, intră în circuitul informaţional al entitaţii publice sau economice şi implică o atentă monitorizare şi un riguros controlul astfel încât să permită luarea deciziilor la nivel de conducere şi la nivel de departament cu rapiditate.
Transformarea unui document în document electronic se realizeaza printr-o operatie de digitalizare, de codificare electronica adocumentului ca întreg si a tuturor elementelor sale.
Documentul electronic
Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronică, se desemnează prin noţiunea de document în forma electronică „o colectie de date în forma electronică între care există relaţii logice şi funcţionale şi care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificaţie inteligibilă, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar.
Înscrisul electronic este o realitate socială de necontestat, dar pentru a deveni şi o realitate juridică el trebuie să posede aceleaşi însuşiri care sunt specifice şi documentelor scrise. Astfel documentul electronic trebuie să ateste în cuprinsul său acte şi fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie să fie făcută într-o formă inteligibilă.
Însuşirea cea mai importantă rămâne totuşi constituirea documentului electronic ca probă în justiţie unde ştim că de cele mai multe ori părţile nu au interes să discute despre conţinutul înscrisului, ci despre condiţiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semnătură, dată, competenţa funcţionarului care a întocmit actul etc;
Documentul în format electronic căruia i s-a încorporat, ataşat sau asociat o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnăturii este asimilat, în ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată
Managementul documentelor
Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicaţii informatice care permite circulaţia (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic), cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanare etc).
Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezintă o cerinţa in toate firmele şi este realizată în funcţie de specificul activităţii, de fluxul şi volumul documentelor. Ea devine o problemă odată cu extinderea activităţii firmelor, a creşterii numărului de tranzacţii comerciale sau după o perioada de funcţionare
Întrucât arhivarea clasică a documentelor implică existenta unui spaţiu fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie şi a consumului de timp pentru regăsirea documentelor, se impune acordarea unei atenţii mai mari aplicaţiior electronice cu ajutorul carora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguranţă pe diferiţi suporţi electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp.
Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curent–indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei – digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.
Concluzii
Pentru a face faţă provocarilor tot mai puternice din partea concurenţei orice participant la viata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura.
Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informaţiei.
Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor un efort considerabil in achizitia de tehnica de calcul şi programe, dar aceste eforturi vor fi justificate de o eficienta sporita.
Bibliografie
Mericiou V., (1998), Management comercial, ed. Economică
Nicolescu O şi I. Verboncu, Management, ed. Economics, 1995
Cotoara, D; Tîrziman, E.(2004), Aspecte ale comunicarii în domeniul socio-uman. Ed. Universitatii din Bucuresti, 2004.
www.marketwatch.ro/articol/565
www.info-man.ase.ro
[1] O. Nicolescu şi I. Verboncu ,Management, ed. Economics, 1995, pag 170
[2] V. Mericiou, Management comercial, ed. Economică, 1998 pag. 167
[3] O. Nicolescu şi I. Verboncu – op.cit., p.172-174,
