Ghid de Strangere de Fonduri

Copyright (c) Kapital S.R.L. Acest material este o sinteza realizata de Echipa Finantare.ro.

  1. Introducere
  2. Reguli generale
  3. Planul programului de strangere de fonduri
  4. Activitatea de strangere de fonduri
  5. Tehnici de strangere de fonduri
  6. Concluzie

I. Introducere

In principiu, succesul oricarei activitati deriva din doua surse: oameni
(cei care o desfasoara si cei care beneficiaza de aceasta) si bani. Aceste
surse trebuie foarte bine gestionate, pe baza unor campanii si programe
integrate in tactica organizatiei.

Deoarece procurarea resurselor financiare reprezinta o necesitate permanenta,
se impune o planificare exacta a strategiei si a tacticilor care urmeaza
sa fie aplicate de catre organizatie (experienta altor organizatii este,
deseori, de foarte mare ajutor).

Inainte de a incepe orice eforturi de a obtine fonduri de la altii,
stabiliti exact motivele pentru care aveti nevoie de acesti bani, destinatiile
pe care ii vor urma ei in activitatea organizatiei. Daca nu primesc explicatii
convingatoare cu privire la modul de utilizare a banilor oferiti, putini
donatori raman dispusi sa sprijine financiar organizatia dumneavoastra.

Odata depasita aceasta etapa, trebuie realizat un plan – foarte bine
structurat – al activitatii de strangere de fonduri. Trebuie incluse informatii
despre:

  1. Potentialii donatori;
  2. Grupurile donatoare si estimarea sumelor care ar putea fi donate
    de fiecare grup;
  3. Identificarea si dezvoltarea unor motive convingatoare pentru care
    fiecare donator ar raspunde favorabil solicitarii de fonduri (tinand
    cont, fireste, de particularitatile fiecarui grup donator);
  4. Metodele cele mai potrivite (adaptate situatiei fiecarui grup donator)
    pentru re-solicitarea donatorilor deja verificati;
  5. Suma disponibila zilnic pentru desfasurarea activitatilor de procurare
    de fonduri.

Acest plan trebuie completat de o atitudine cat mai corecta a fiecarui
membru al echipei care se ocupa de strangerea de fonduri, care trebuie
sa stie – in fiecare clipa – ca:

  • activitatea organizatiei din care face parte – activitatea fiecaruia
    din colegii lui – se sprijina pe programul de strangere de fonduri;
  • activitatea de strangere de fonduri este o activitate dificila care
    trebuie desfasurata in mod continuu;
  • strangerea de fonduri este o activitate fireasca si necesara, nu
    o munca „injositoare”, ea presupune indemanare, pricepere, consecventa
    si responsabilitate, incredere in colegii de echipa si in puterea celor
    care conduc activitatile propuse. Un element esential il reprezinta convingerea
    ca activitatea pentru care solicitati fonduri este foarte necesara si
    poate fi dusa la bun sfarsit de organizatia dumneavoastra.

II. Reguli generale

In organizarea si desfasurarea activitatilor de strangere de fonduri,
experienta a evidentiat o serie de reguli cu caracter general:

  1. Solicitati fonduri ori de cate ori aveti nevoie, pentru ca nimeni
    nu va da daca nu cereti.
    Activitatea unei organizatii nu se poate baza pe rarele cazuri cand donatorii
    se manifesta din proprie initiativa (chiar si in aceste cazuri, este
    necesara promovarea organizatiei, pentru a anunta activitatile desfasurate
    si cele planificate).
  2. Fiti precisi in cererile dumneavoastra.

    Stabiliti exact ce si cat cereti. Stabiliti exact cum veti utiliza sprijinul
    solicitat.

  3. Cautati donatori corespunzatori.
    Unii oameni sunt mult mai deschisi sa sprijine anumite activitati decat
    altii.
  4. Reamintiti donatorilor promisiunile facute.
  5. Divizati activitatea de strangere de fonduri.

    Astfel, membrii echipei se pot concentra asupra actiunilor care le revin.
    Incercati sa le oferiti, pe rand, posibilitatea sa desfasoare actiuni
    diferit; astfel poate fi evitata monotonia si pot fi puse in valoare
    mai bine abilitatile fiecarui membru al echipei.

  6. Multumiti donatorilor frecvent si in public.
    Multumirile adresate personal sunt, de asemenea, extrem de importante.
  7. Explicati donatorilor cum ati utilizat ajutorul primit.

    Astfel va fi evitata orice suspiciune de utilizare nepotrivita, ineficienta
    sau incorecta.
    Pentru a relatie pe termen lung intre organizatia dumneavoastra si donator,
    astfel de schimburi periodice de informatii sunt esentiale.

  8. Ca orice alta activitate, strangerea de fonduri se realizeaza mult
    mai usor prin exercitiu.
    Adaptati si aplicati experienta altora, experimentati, studiati, exersati
    continuu.

III. Planul programului de strangere
de fonduri

Planul pentru strangerea de fonduri trebuie sa descrie obiectivele
urmarite, strategia propusa pentru atingerea acestora – cu un plan de
actiune cat mai flexibil – termenele limita, bugetul programului.

Cand planificati strangerea de fonduri, aveti in vedere atat bani cat
si alte forme de sprijin (de exemplu, servicii de tipul spatiilor pentru
intalniri, echipamente pentru inchiriere, transport sau publicitate).

De regula, un plan de succes pentru strangerea de fonduri impune solicitarea
sprijinului cat mai multor persoane, de cat mai multe ori si pe cat mai
multe cai. In acest scop, trebuie urmarite cateva etape importante:

A. Realizarea unei liste cu posibili donatori

A.1 O persoana poate deveni donator daca are, mai intai de toate, o
cale legala de a contribui si, in al doilea rind, o motivatie suficienta.
Pentru realizarea unei liste cat mai complete trebuie utilizat ajutorul
tuturor celor din jur: colegi din cadrul organizatiei, prieteni, rude.
Lista trebuie sa cuprinda cateva informatii relevante: daca este vorba
de un donator cunoscut sau de unul prezumtiv, eventualele reactii anterioare
la solicitari similare, motivele pentru care ar fi dispusi sa doneze
fonduri, de cine si cand au fost propusi, persoane de contact, alte informatii
utile.
Drept punct de plecare pentru realizarea listei dumneavoastra de donatori
potentiali, puteti utiliza informatii oferite de persoanele care desfasoara
sau au desfasurat astfel de actiuni, organizatiile sau asociatiile profesionale
ale oamenilor de afaceri, cataloagele unor firme sau cele publicate cu
ocazia unor manifestari (expozitii, congrese).
Aveti in vedere necesitatea completarii si imbunatatirii permanente a
listei realizate.

A.2 Dupa realizarea listei, donatorii potentiali identificati trebuie
ierarhizati functie de nivelul de contributie anticipat.

Lista poate fi impartita, de exemplu, in:

  • donatori foarte mici;
  • donatori mici;
  • donatori mijlocii;
  • donatori mari;
  • donatori deosebit de generosi.

In acest moment, pot fi determinati o serie de indicatori esentiali
pentru programul de strangere de fonduri:

  1. Suma de bani totala pe care o poate asigura lista realizata si suma
    care poate fi obtinuta intr-o perioada determinata – astfel puteti stabili,
    in continuare, cat de agresiva trebuie sa fie campania de strangere
    de fonduri;
  2. Realismul planului de buget al activitatii pentru
    care solicitati fondurile si masura in care poate fi acoperit prin
    strangerea de fonduri;
  3. Costul programului de strangere de fonduri.

Pe aceasta baza, poate fi determinata:

  • metoda cea mai potrivita de a obtine fondurile;
  • gradul de realism al obiectivelor organizatiei dumneavoastre.

Aceste informatii trebuie prezentate echipei manageriale a programului
de strangere de fonduri, astfel incat sa fie posibila eventuala revizuire
a strategiei adoptate.
Dupa rezolvarea tuturor problemelor aparute in aceasta etapa, se poate
trece la urmatorul pas: dezvoltarea motivelor.

B. Identificarea si dezvoltarea unor motivatii convingatoare pentru
a obtine fondurile

B.1 Se poate incepe prin realizarea unei liste de motivatii
posibile.
Folosind informatii privind activitatile desfasurate si cele care urmeaza
sa fie desfasurate, va fi elaborat un anunt general pentru programul
de strangere de fonduri.

B.2 Pe baza listelor realizate anterior, se trece la contactul direct
cu donatorii.

Trebuie oferite informatii despre planurile organizatiei si modul lor
de punere in aplicare, astfel incat donatorii sa aiba posibilitatea de
a alege dupa preferinte (este posibil, astfel, ca donatorii sa dea –
de buna voie – mai mult decat a fost anticipat initial).
Nu promiteti lucruri pe care nu le puteti realiza.
Aratati donatorilor in ce fel isi servesc propriile interese prin ajutorul
pe care il acorda (de exemplu: contribuie la crearea unui sistem financiar
echilibrat, apara dreptul la proprietate, ajuta persoane nevoiase). Solicitati
sprijin personal – din partea donatorului contactat – dar utilizati si
scrisori sau telefoane de recomandare, aranjarea de intilniri cu alti
posibili donatori.

Inainte de a lua decizia de a sprijini organizatia dumneavoastra,
donatorul va avea o serie de intrebari.
Aceste intrebari trebuie anticipate intr-o masura cat mai mare, astfel
incat sa fie pregatite raspunsuri adecvate. Toate informatiile prezentate
trebuie sa fie plauzibile, toate opiniile trebuie sa fie credibile (si
argumentate, de la caz la caz).
Donatorul trebuie sa fie convins ca organizatia dumneavoastra are un
program bine conceput si oamenii potriviti care sa o conduca, iar banii
nu vor fi risipiti.

Fiecare donator trebuie sa primeasca periodic un buletin informativ care
sa contina un raport al activitatii organizatiei din ultima perioada.
Dupa finalizarea unor activitati pe care donatorul le-a sprijinit, trebuie
sa i se multumeasca si sa i se explice cum au fost cheltuite fondurile.

C. Odata programul de strangere de fonduri demarat in conditii bune,
trebuie analizate posibilitatile de dezvoltare.

Dintre variantele posibile, trebuie alese solutiile optime – punand
in balanta, in principal, costul actiunii si fondurile care vor fi obtinute
ca rezultat al desfasurarii acesteia.
In acest scop, trebuie raspuns la cateva intrebari de baza:

  • Cat din resursele umane, bani si timp (din totalul disponibil pentru
    organizatie) se vor cheltui pentru executarea programului de strangere
    de fonduri in comparatie cu resursele care vor fi obtinute?
  • Exista alte modalitati de actiune care pot sa aduca resurse mai mari?
  • Ce resurse solicita aceste modalitati alternative?

D. Pasul final in dezvoltarea planului presupune respectarea exacta
programului stabilit.
Greutatile care se intrevad pot fi depasite, prin perseverenta si experienta.

IV. Activitatea de strangere de fonduri

Pe parcursul derularii programului de procurare de fonduri (in conformitate
cu planul realizat anterior) – in cazul cel mai nefavorabil, chiar pe
parcursul desfasurarii evenimentului principal al programului – poate
apare situatia in care fondurile disponibile pentru organizare se dovedesc
insuficiente (fondurile disponibile au fost rau distribuite sau au fost
obtinute prea tirziu, in suma mai mica sau deloc, iar evenimentul nu a
putut fi pregatit cu suficienta atentie).

Pentru evitarea in cat mai mare masura a acestor situatii, echipa manageriala
a programului de strangere de fonduri trebuie sa analizeze periodic modul
de desfasurare a activitatii de stringere de fonduri, precum si exactitatea
bugetelor cheltuite si preconizate, termenul de executie al acestora in
functie de derularea activitatilor.

Pentru ca activitatea de strangere de fonduri sa reuseasca, este nevoie
de oameni (echipa care se ocupa de strangerea de fonduri
si donatorii) si de un sistem de management performant.

A. Echipa

Activitatea de strangere de fonduri necesita oameni cu aptitudini pentru
astfel de activitati si care sunt instruiti (pentru a evidentia aptitudinile,
este necesara insa mai intai o activitate practica). Fiecare din membrii
echipei de strangere de fonduri trebuie sa inteleaga importanta activitatii
pe care o desfasoara. Persoanele care au inteles rolul si scopul activitatii
de strangere de fonduri trebuie mentinuti cu un moral ridicat si, in masura
in care sunt interesati si dovedesc abilitatile necesare, trebuie sprijiniti
prin activitati de instruire.

Un aspect tinand de o atitudine manageriala de succes (care include
si respectul pentru activitatea desfasurata de fiecare membru al echipei):
analizati rezultatele zilnice sau saptamanale ale activitatii de strangere
de fonduri in termeni de volum de resurse obtinute, dar tineti minte ca
tot ce s-a obtinut se datoreaza echipei care a realizat efectiv activitatile
de fundraising. De ei, de experienta si de munca lor, aveti nevoie de
fiecare data cand va trebuie bani – adica pe intreaga durata de viata
a organizatiei dumneavoastra; de aceea, lor TREBUIE sa le multumiti si
sa le fiti recunoscatori.
Cei care se ocupa de stringerea de fonduri vor da gres, cu siguranta,
de mai multe ori decit vor avea succes dar, dupa fiecare esec, vor invata
sa o ia de la inceput, pentru ca intreaga organizatie depinde de puterea
lor de a invata din fiecare eroare.
O astfel de activitate nu e deloc usoara. Pentru a putea fi mentinut un
nivel ridicat al motivatiei, fiecare persoana implicata in activitatea
de strangere de fonduri trebuie sa fie informata despre programul organizatiei,
bugetul de cheltuieli planificat si justificarea detaliata a obiectivelor
si modalitatilor de utilizare a resurselor obtinute (de altfel, intrebari
legate de aceste subiecte vor primi si din partea donatorilor contactati).

Pe de alta parte, lipsa de loialitate trebuie judecata cu atentie, trebuie
aplicate masuri disciplinare, pentru ca aceste persoane reprezinta in
mod direct organizatia dumneavoastra in fata celor care pot sa o sprijine.

B. Donatorii

Pentru ca intr-un plan de strangere de fonduri nu se urmareste schimbarea
oamenilor, ci „valorificarea” disponibilitatii anumitor persoane fata
de o organizatie sau fata de anumite activitati, este obligatorie studierea
cat mai detaliata a celor carora le este solicitat sprijinul.

Donatorii pot fi condusi de motivatii legate de:

  • Rezultatele estimate ale activitatii pentru care se solicita sprijinul,
    care corespund cu dorinte si asteptari personale;
  • Interese particulare: organizatia solicitanta creeaza (intentionat
    sau nu, pe baza unor realitati obiective sau nu) convingerea ca poate
    sprijini, la randul ei, donatorul;
  • Presiunea sociala: donatorul contribuie pentru ca o persoana din
    anturajul sau apropiat a facut acelasi lucru;
  • Forma in care a fost realizata solicitarea (a fost aleasa foarte
    bine persoana care a solicitat sprijinul).

Succesul sistematic in activitatea de strangere de fonduri poate fi
asigurat numai daca depuneti efortul de a intelege, mai intai, motivul
pentru care donatorul ar putea sa raspunda solicitarilor dumneavoastra.
Pe de alta parte, procurarea de resurse solicita realizarea unor investitii
(oameni, bani, timp). Mai multi oameni implicati si mai mult timp acordat
activitatilor de fundraising inseamna sanse mai mari de reusita (tinand
cont, bineinteles, de planurile organizatiei si de anumite criterii de
eficienta).

C. Sistemul de management

In principiu, sistemul de management se sprijina pe o baza de date
(mai exact o banca de date care contine mai multe baze de date) si pe
un sistem de monitorizare.

C.1 Banca de date

Pentru organizarea informatiilor de interes pentru organizatie, este
recomandata utilizarea calculatorului.
Informatiile colectate trebuie sa refere atat la donatorii care finanteaza
activitatea organizatiei, cat si la posibilii donatori identificati.

Informatiile trebuie sa cuprinda cel putin numele complet sau denumirea
exacta a fiecarui donator, modalitati de contactare, sume deja acordate
sau estimate. Se recomanda si includerea unor detalii foarte utile pentru
viitoarele activitati de strangere de fonduri (persoana care a recomandat
donatorul, motivatii anterioare, colaborarea anterioara cu donatorul etc.).
In plus, informatiile trebuie actualizate si completate ori de cate ori
este necesar.

C.2 Sistemul de monitorizare

Sistemul de monitorizare este esential pentru cunoasterea modului in
care se deruleaza programul de strangere de fonduri.

Pentru organizarea unei activitati eficiente, se recomanda ca rapoartele
sa aiba un caracter periodic (eventual intr-un format tipizate sau intr-o
forma narativa), iar oamenii sa stie cand apar si ce scop au acestea.

Foarte utile sunt informatiile pe care fiecare membru al echipei le
furnizeaza in legatura cu propria activitate.
Bineinteles, trebuie mentinuta o comunicare permanenta cu celelalte departamente
din cadrul organizatiei, pentru a putea stabili cu exactitate care sunt
necesitatile lor si ce sprijin pot primi.

V. Tehnici de strangere de fonduri

Cele mai utilizate tehnici de strangere a fondurilor sunt urmatoarele:

A. Solicitarea personala;
B. Solicitarea telefonica;
C. Solicitarea prin posta;
D. Solicitarea prin mass-media.

A. Solicitarea personala

Intalnirile personale constituie cea mai convingatoare tehnica de strangere
de fonduri, eficienta si – de cele mai multe ori – nu necesita investitii
speciale. Deoarece este o tehnica dificila, este utilizata in general
pentru abordarea donatorilor mari.

O intalnire pentru o solicitare personala trebuie pregatita foarte bine.
In acest scop trebuie parcurse cateva etape:

1. Identificarea potentialilor donatori

Pe unii donatori ii cunoasteti deja, informatii despre altii pot fi colectate
prin recomandarea altora. Primele informatii se refera la: nume sau denumire,
adresa, telefon. Colectati si sistematizati informatii din mai multe
domenii (familie, pasiuni, colaborarea anterioara cu organizatia dumneavoastra
etc.) sau alte informatii care pot ajuta la clarificarea motivatiilor
anumitor donatori sau la stabilirea strategiei de abordare.

2. Stabilirea persoanei care va realiza contactul cu donatorul potential
Deoarece aceasta tehnica se bazeaza in mod esential pe contact direct,
este cu atat mai dificila crearea unei impresii foarte bune de catre
reprezentantul organizatiei dumneavoastra. Acesta trebuie, bineinteles,
sa cunoasca toate informatiile disponibile privind donatorul potential;
tehnica are rezultate maxime daca persoana desemnata a mai avut contacte
reusite cu donatorul potential.

3. Dezvoltarea motivelor
Este esentiala identificarea unor motive „valoroase” care trebuie integrate
in strategia pentru convingerea donatorului potential.

4. Programarea si intretinerea contactului
Solicitantul va realiza un contact telefonic prealabil si va prospecta
disponibilitatea de intalnire a donatorului potential.

5. Prezentarea organizatiei si a activitatilor
Este bine ca intalnirea sa fie precedata de o scrisoare sau un material
de prezentare – foarte precisa si bine argumentata – a organizatiei si
a activitatilor pe care doriti sa le desfasurati.

6. Intalnirea

Solicitantul trebuie sa fie punctual si foarte bine pregatit. De asemenea,
o comportare sigura si care dovedeste o buna cunoastere a scopurilor
si a modurilor de actiune ale activitatii este un punct castigat.
Indiferent de pozitia donatorului, solicitantul nu are motive sa se simta
„strivit” de acesta.
Daca, totusi, strategia solicitantului nu are succes iar intalnirea este
pe cale sa esueze, solicitantul nu trebuie sa devina agresiv. Solutia
cea mai buna este o incercare de reprogramare.
Dupa intalnire, analizati rezultatele obtinute si extrageti cateva concluzii
pe care le integrati in experienta viitoare.

7. Multumiri
Donatorii mari sunt foarte importanti, prin prisma raportului intre efort
si efecte. Lor trebuie sa li se multumeasca imediat, de catre un reprezentant
din conducerea organizatiei dumneavoastra, de preferat chiar de catre
conducatorul acesteia.

Scrisoarea de multumire poate fi reinnoita prin explicarea succeselor
organizatiei dumneavoastra care s-au datorat si fondurilor primite de
la donator.
Bineinteles, nu uitati sa explicati cum au fost folosite fondurile.

Intalnirile personale cu donatorii mijlocii sau mici respecta aceeasi
cronologie generala.
In astfel de cazuri, insa, solicitantul nu trebuie reprezentat de catre
persoane importante din conducerea organizatiei, este suficient un grup
de oameni bine pregatiti si care au darul convingerii.

B. Solicitarea telefonica

Aceasta tehnica este utilizata, de obicei, in relatiile cu donatorii
mijlocii si mici. Tehnica poate fi utilizata in mai multe forme:

1. Telefoane directe: daca aveti la dispozitie o banca de date pentru
donatori (majoritatea lor nefiind la prima contactare).
Poate fi folosita si ca un mod de „testare a pietei”, in cazul in care
se folosesc liste de donatori potentiali.

2. Telefoane dupa scrisoare: dupa trimiterea unei scrisori de solicitare
unui donator de la care nu ati primit raspuns, puteti da telefoane pentru
a va asigura ca acesta a primit informatiile dumneavoastra. Este un mod
subtil de a afla daca doreste sa va ajute sau nu si care sunt motivele
sale.

3. Telefoane de reamintire: dupa primirea unui raspuns favorabil din
partea unui donator care a promis ca va sprijini organizatia dumneavoastra.

4. Telefoane pentru resolicitari: in cazul donatorilor vechi sau a celor
deosebit de amabili.

Persoanele care vor da telefoane trebuie sa aiba o voce placuta, sa
fie calmi si politicosi. Intre anumite limite, poate fi foarte util un
set de formulare pentru diferite situatii care pot aparea in conversatii.

C. Solicitarea prin posta

Aceasta tehnica poate fi folosita mai ales in cazul re-solicitarilor
si poate fi utilizata de citeva ori pe an in cazul donatorilor mici si
mijlocii.
Tehnica poate fi un mod de prospectare in vederea intocmirii sau completarii
listei de donatori.

Solicitarea prin posta necesita un mare volum de munca, necesita un
timp mai indelungat pana la atingerea unor rezultate importante si presupune
costuri mai ridicate.
Daca aveti in vedere si utilizarea acestei tehnici, aveti in vederi si
urmatoarele aspecte:

  1. Abilitatile necesare pentru realizarea unor scrisori reusite (poate
    fi necesara colaborarea cu persoane calificate (de exemplu, un agent
    publicitar);
  2. Existenta unui numar suficient de donatori, care pot transforma efortul
    dumneavoastra intr-un succes pe termen lung.

Solicitarea prin posta poate fi utilizata in mai multe feluri in activitatea
organizatiei:

C.1 Programul de re-solicitare

In general, acest program utilizeaza cel mai mult tehnica solicitarilor
prin posta, in special in relatiile cu donatorii mici si mijlocii.
In acest caz este esentiala mentinerea la zi a bancii de date care cuprinde
informatiile privind donatorii. Trebuie sa cunoasteti numele sau denumirea
exacta, adresa, telefonul, data ultimei contactari, rezultatul ei, suma
obtinuta, modul in care ati multumit.

Re-solicitarea presupune respectarea urmatoarelor etape:

  1. Actualizarea bazei de date cu donatori;
  2. Multumirea: prompta, printr-o scrisoare sau un telefon;
  3. Informarea donatorilor cu privire la activitatile si reusitele organizatiei,
    pentru a-i mentine printre apropiatii dumneavoastra;
  4. Re-solicitarea: poate fi realizata de cateva ori pe an, functie de
    modul in care donatorul a reactionat.

C.2 Programul de prospectare

Este necesara o lista a noilor donatori potentiali, a caror disponibilitate
urmeaza sa fie testata.

Recomandari:

– Scrisoarea trebuie sa aiba un stil cat mai personal: intrebati oamenii
cu care lucrati daca cunosc pe cineva de pe lista si care sunt problemele
acestuia;
– Focalizati motivatia: sunt persoane care doneaza numai pentru ca sunt
solicitate, de cele mai multe ori insa exista motive precum altruismul,
obligatia sociala, nevoia de respect de sine etc. In masura posibilitatilor,
tineti cont de aceste motivatii cand redactati mesajul dumneavoastra;
– Descrieti activitatile dumneavoastra, incercand sa aratati in ce mod,
sprijinindu-va, se ajuta pe ei insisi;

– Fiti foarte explicit, explicand exact ceea ce doriti si modul in care
veti utiliza fondurile primite;
– Argumentati importanta si urgenta situatiei pe care doriti sa o corectati,
pentru a stimula o reactie rapida;
– Fiti concis: de regula, oamenii se plictisesc repede;
– Folositi un post-scriptum: uneori, acest paragraf este citit intai dar,
de obicei, este citit cu atentie. Solicitati ceva important cu aceasta
ocazie;
– Folositi acest prilej pentru a testa si a imbunatati imaginea organizatiei;
– Insotiti mesajul de un plic timbrat si cu adresa, prin care donatorul
va poate raspunde la cateva intrebari (de exemplu, ce alte informatii
ar dori sa mai cunoasca, in ce masura este interesat de evenimente organizate
de dumneavoastra etc.).

Folositi hartie si plicuri de calitate buna, daca se poate chiar tiparite,
pentru a sugera respectul de care se bucura posibilii donatori.

C.3 Programul de monitorizare a rezultatelor

Rezultatele trebuie monitorizate permanent, pentru a avea o imagine cat
mai corecta a efectului activitatii dumneavoastra.
Utilizati informatii precum:

  1. Lista destinatarilor;
  2. Data trimiterii scrisorilor;
  3. Codul scrisorii (daca utilizati diferite tipuri de scrisori);
  4. Numarul de raspunsuri (telefonice, prin posta);
  5. Numarul de contributii (dupa destinatar, pe zi, saptamanal);
  6. Totalul contributiilor;
  7. Procentul de contributie;
  8. Raspunsuri negative;
  9. Raspunsurile la intrebari;
  10. Observatii asupra celor care au raspuns;
  11. Alte informatii necesare sau utile.

Pe aceasta baza, puteti elabora recomandari pentru activitatile ulterioare.

D. Solicitarea prin mass-media

Este o modalitate mai simpla, care nu implica un efort prea mare, dar
care are rezultate greu de estimat; este utilizata, uneori, ca o metoda
auxiliara.

In cazul utilizarii acestei tehnici se recomanda consultarea unor persoane
de specialitate (de exemplu, un agent publicitar).
Mesajul transmis prin mass-media trebuie sa fie foarte concis si sa indice,
cu exactitate, cine cere, pentru ce cere si modul prin care cei care doresc
pot ajuta organizatia solicitanta.

Este recomandata indicarea unor modalitati de contactare directa a organizatiei
dumneavoastra. In acest fel, aveti posibilitatea de a identifica motivele
pentru care donatorii au luat decizia de a raspunde pozitiv mesajului
dumneavoastra; aceste informatii sunt utile in dezvoltarea unor motive
noi in strangerea de fonduri.

VI. Concluzie

Desi deseori foarte anevoioasa, munca de strangere de fonduri este plina
de satisfactii. Chiar daca la inceput puteti avea parte de esecuri, perseverati
– abilitatea se dobandeste numai prin exercitiu!