Ioana Bandici este manager de proiect in cadrul Directiei de Dezvoltare si Implementare Proiecte, serviciu public aflat in subordinea directa a Consiliului Judetean Bihor, de unde acorda asistenta tehnica de specialitate in vederea accesarii programelor cu finantare internationala, la solicitarea autoritatilor publice, serviciilor publice, precum si a organismelor non-guvernamentale.
Ioana detine peste 6 ani experienta in managementul de proiect si peste 2 ani in managementul de program, dobandita atat ca expert in fonduri structurale in cadrul Autoritatii de Management pentru Programul Operational Dezvoltarea Capacitatii Administrative 2007-2013, Serviciul Strategie si Coordonare Program cat si ca manager de proiect in cadrul administratiei publice locale.
Managementul-Proiectelor.ro: Ce te-a determinat sa lucrezi in domeniul managementul proiectelor?
Ioana Bandici: Primul contact cu universul proiectelor a fost timpuriu in ceea ce ma priveste, prin anul 2002 cand, in urma unei burse Socrates – componenta Erasmus, am reusit sa imi imbunatatesc competentele in plan profesional la Universitatea din Poitiers (Franta). In afara de diversitatea informationala si de dinamica deosebita a cursurilor absolvite, am inteles ca orizontul de dezvoltare al unui student, cercetator, doctorand sau a oricarei alte persoane aflate in procesul de formare profesionala initiala sau continua, interfera in mod negresit cu zona de actiune a proiectelor. Stabilirea unor obiective (chiar si in plan personal), punerea in practica a acestora (prin intermediul activitatilor ce le realizam in acest sens) si deplina lor cuantificare (prin intermediul rezultatelor), m-a facut sa ma gandesc la o abordare proiectizata a unor planuri pe care nu de mult le apreciam in alt mod.
O data cu angajarea mea in cadrul Primariei Municipiului Oradea si interactiunea cu sfera programelor europene (PHARE CBC 2000 si 2001), am descoperit ca nu numai in plan personal exista aceasta dezvoltare prin intermediul proiectelor ci si la nivel organizational. Am descoperit aici, in mijlocul unui grup de oameni minunati, placerea de a lucra in echipa (as putea spune ca am avut suficient noroc in acest sens), de a ajuta la dezvoltarea institutiei din care faceam parte, prin intermediul acestor proiecte.
Am constientizat atunci, suficient de rapid, ca indiferent de formarea mea profesionala de baza si de competentele pe care le-am dobandit anterior, fara o cunoastere reala a fundamentelor teoretice ale Managementului de Proiect, care sa se imbine cu datele achizitionate din practica (chiar si empiric), ca multe din problemele aparute pe parcurs vor reveni (poate chiar cu o alta magnitudine).
Afland de masteratul in Managementul Proiectelor din cadrul scolii Nationale de stiinte Politice si Administrative – Bucuresti, reflectand asupra structurii curriculare propuse si de ce nu, in ultima instanta, a feedback-ului pozitiv pe care l-am inregistrat de la masteranzii din prima generatie cu care am intrat in contact, m-a indreptatit sa cred ca aplicarea in cadrul unei astfel de structuri de formare profesionala, imi va completa baza teoretica si totodata imi va genera o noua abordare a proiectelor pe care le aveam in derulare.
Managementul-Proiectelor.ro: Care faza a proiectului ti se pare mai dificila?
I.B.: Personal, Planificarea si Managementul achizitiilor mi se pare cel mai dificil in proiecte, si asta pentru ca sunt multe aspecte pe care trebuie sa le ai in vedere ori de cate ori faci o achizitie. Conform Project Management Body of Knowledge the 4th edition (PMBOK®), managerul de proiect trebuie sa cunoasca procesele de achizitii, pe care eu le-am denumit „Pepsi, Coke or Any Colas”, de la initialele fiecarui proces in parte (Plan, Conduct, Administer, Close procurements). Acolo unde nu exista un departament de achizitii in cadrul unei organizatii, managerii de proiect trebuie sa aiba cunostiinte mai in detaliu despre procesele de achizitii si sa posede abilitati suplimentare de negociere, organizare, comunicare, luare de decizii, onestitate si integritate etc. Din punctul meu de vedere, cel mai bun manager de achizitii este cel care are in spate experienta in domeniul vanzarilor alaturi de o certificare in domeniu.
„In casa mea exista un panou din material de pluta pe care agat notite cu obiective personale si profesionale pe termen scurt, mediu si lung si care imi atrag atentia ori de cate ori trec pe langa.”
Managementul-Proiectelor.ro: De care faza a proiectului esti pasionata?
I.B.: Pentru ca proiectele nu le intalnesc doar la lucru ci si acasa, ma preocupa tot ce tine de simplificarea muncii si bunaoara a vietii, iar aici ma gandesc cu precadere la planificarea, organizarea si managementul timpului. Lester Robert Bittel spunea ca „planurile bune genereaza decizii bune. Iata de ce planificarea buna ajuta la transformarea viselor indraznete in realitate„. Pot sa va spun ca in casa mea exista un panou din material de pluta pe care agat notite cu obiective personale si profesionale pe termen scurt, mediu si lung si care imi atrag atentia ori de cate ori trec pe langa. Ca un mic detaliu, meniul saptamanii il redactez in fiecare seara de duminica, tocmai pentru a detine controlul asupra alimentatiei (reducerea costurilor, economisirea timpului, ai toate ingredientele necesare fara a face stocuri inutile etc.).
Managementul-Proiectelor.ro: Care este cea mai mare provocare pe care ai intalnit-o intr-un proiect?
I.B.: De cate ori ma aflu in faza de initiere a unui proiect imi pun o serie de intrebari in minte „oare cine sunt oamenii cu care voi lucra in acest proiect? Din ce medii provin? Ce experienta au in spate? Oare membrii echipei ce fel de persoane sunt, imi va fi usor sau greu sa comunic cu ei?„.
Nu imi vine in minte o provocare anume pe care am intalnit-o intr-un proiect, insa cu cat o echipa de proiect este mai mare cu atat lucrurile devin mai interesante. Inchipuiti-va un „mix de talente” din diverse medii culturale, de gen diferit, varste, etnii, stil de viata, educatie, cultura, credinte religioase si experinta profesionala, cat de multe provocari ii poate oferi unui om care e nevoit sa gandeasca global si sa actioneze local.
„Am observat de-a lungul timpul ca o comunicare optima in cadrul echipei este cheia pentru a crea o cultura deschisa in care motivatia isi are locul ei.”
Managementul-Proiectelor.ro: Care sunt modalitatile prin care motivezi echipa sa dea tot ce are mai bun?
I.B.: Motivarea oamenilor in general este determinata de prezenta factorilor extrinseci (salariu, statutul in cadrul organizatiei, lauda, timp liber etc.) sau/si a factorilor intrinseci (sentimentul realizarii, respectul de sine, sentimentul implinirii personale). In unele discutii pe care le-am avut cu diferite persoane care au in subordine personal, se plangeau ca parca nimic nu ii mai motiveaza pe angajati, nici chiar plata sau acele beneficii suplimentare (ex. bonurile de masa). Intr-adevar, nevoile difera de la o persoana la alta, tocmai de aceea depinde de organizatia in sine sa foloseasca intrumentele motivationale potrivite pentru a-si incuraja angajatii sa depuna efortul necesar cresterii productivitatii.
In ceea ce ma priveste, am observat de-a lungul timpul ca o comunicare optima in cadrul echipei este cheia pentru a crea o cultura deschisa in care motivatia isi are locul ei. Fiecare are idei si opinii pe care ar dori sa le impartaseasca, tocmai de aceea este nevoie de intruniri la care ei pot sa participe si sa si le expuna. Astfel, fiecare membru al echipei descopera ce competente si abilitati are colegul sau.
Se creaza astfel o conexiune, o legatura intre ei si prin urmare o cultura, in care fiecare accepta opinile si abilitatile celuilalt. Este important ca macar una dintre ideile aduse sa fie acceptata, pentru ca astfel oamenii sunt multumiti ca opiniile lor sunt apreciate si sustinute. Este de asemenea important sa avem incredere in abilitatile lor si sa le cerem sfatul cand avem nevoie, tocmai pentru ca atunci ei vor simti ca experienta si cunostintele lor sunt luate in considerare de superiorii ierarhici. Si cel mai important lucru, peste care multi manageri trec, este sa le oferim feed-back pozitiv ori de cate ori au dus la bun sfarsit o sarcina sau o activitate in proiect.
„Managerul de proiect este acea persoana care crede ca „noua femei pot da nastere unui copil intr-o luna”, intr-un moment in care nici clientul nu stie de ce isi doreste acel „copil”.
Managementul-Proiectelor.ro: Cum arata managerul de proiect ideal, in viziunea ta?
I.B.: Pe langa cunostinte excelente in managementul proiectului si abilitati in comunicare, negociere, leader, empatie, cu simt al umorului, etc., managerul de proiect trebuie sa fie si un maestru al paradoxului, adica sa creada ca poate duce la bun sfarsit anumite activitati pe care un manager mai putin bun ar spune ca nu este posibil; cu alte cuvinte, managerul de proiect este acea persoana care crede ca „noua femei pot da nastere unui copil intr-o luna”, intr-un moment in care nici clientul nu stie de ce isi doreste acel „copil”.
Managementul-Proiectelor.ro: Ce mesaj ai pentru cititorii site-ului Managementul-Proiectelor.ro?
I.B.: Nu conteaza ceea ce va doriti sa faceti in viata, in schimb de proiecte va veti lovi intotdeauna, pentru ca, sa nu uitam, si ziua de azi e tot un proiect. Depinde de voi ce fel de manager alegeti sa fiti pentru propriile voastre proiecte.
Ioana Bandici va fi speaker la Conferinta Finantare.ro de la Cluj, din data de 29 noiembrie 2012.
