In ciuda efortului depus de autoritati pentru a intocmi si distribui materiale informative privitoare la procesul de accesare a fondurilor europene, in metodologia elaborarii proiectelor se regasesc numeroase capcane. Daca acestea nu sunt evitate, ele pot conduce inclusiv la respingerea intregului proiect.
Cei mai vulnerabili la erori de interpretare a normelor de aplicare sunt reprezentantii firmelor incadrate in categoria microintreprinderilor. Evaluatorii vor penaliza pana si greselile care aparent sunt minore. De pilda, un proiect de dezvoltare a unei microintreprinderi, intocmit corect, poate fi compromis din cauza unei simple etichete aplicate pe coletul cu documente, eticheta care a fost completata gresit.
O alta confuzie consta in asimilarea dezvoltarii si modernizarii activitatii unei firme cu amenajarea unui spatiu de productie. Conform surselor oficiale, in acest caz, activitatile eligibile sunt limitate strict la lucrari de constructii care implica obtinerea unei autorizatii. Totodata, reprezentantii microintreprinderilor trebuie sa faca dovada proprietatii asupra spatiului de productie sau macar sa ateste, cu documente legale, ca sunt chiriasii spatiului. Contractele de subinchiriere sau cele de comodat nu sunt luate in calcul, deci, implicit, proiectul de finantare este respins. Conform precizarilor oficiale, potentialii beneficiari de fonduri europene sunt informati ca achizitia mijloacelor de transport nu este eligibila, indiferent de domeniul de activitate in care se doreste investitia.
Pentru delimitarea mai clara a categoriei mijloacelor de transport, este utila folosirea catalogului mijloacelor fixe din HG nr. 2139/2004 pentru aprobarea Catalogului privind clasificarea si duratele normale de functionare a mijloacelor fixe.
Un alt aspect important il reprezinta incadrarea societatii cand exista situatii de parteneriat cu o alta firma pentru a ramane in schema de finantare a microintreprinderilor. In acest caz, incadrarea in categoria microintreprinderilor se va face abia dupa calcularea numarului mediu de salariati si a cifrei de afaceri/activelor totale nete la care s-au adaugat, proportional, datele firmelor legate/partenere. Pot exista situatii in care o firma mica este respinsa de la finantare pentru neincadrarea in durata minima de existenta a acesteia.
O microintreprindere solicitanta de fonduri europene trebuie sa faca dovada infiintarii cel mai tarziu pe 1 ianuarie 2007. Daca firma a fost inregistrata pe 3 ianuarie, prima zi lucratoare din an, aceasta nu se mai incadreaza in criteriile de eligibilitate. O mare atentie trebuie acordata incadrarii cheltuielilor care pot fi finantate cu fonduri europene. Se pot intalni confuzii privitoare la elaborarea studiilor.
Oficialii Ministerului Dezvoltarii, Lucrarilor Publice si Locuintelor sustin ca acoperirea cheltuielilor cu elaborarea studiilor de piata se refera doar la elaborarea planului de afaceri. Totodata, cheltuielile cu taxe pentru eliberarea unor documente nu sunt finantate, acestea urmand a fi suportate de solicitantul fondurilor.