Aspecte ale psihologiei echipei de proiect

      Proiectul trebuie finalizat, echipa este tensionată, dumneavoastră parcă nu mai aveți răbdare cu toate prostiile și tocmai astăzi Icsulescu are o problema pe mâini iar când auziți de ea parca vă vine sa explodați.

Sună cunoscut?

Să derulăm şi să vedem cum s-a ajuns la punctul in care toate problemele vă sunt acumulate pe umeri și toată lumea așteaptă ca o rezolvare minune din partea dumnevoastră. Poate că membrii echipei nu știu cum să facă ceea ce ar trebui să facă.  Frecvent managerii consideră acestă cauză ca fiind similară cu a nu ști ce trebui să facă, dar asta este cu totul altceva. De exemplu, poate că eu știu că ar trebui să-mi motivez subordonații dar nu știu cum s-o fac. De aceea, ajung să țip , să zbier și să ameninț pe aceștia reușind să bag frica, panica și nesiguranța în ei. Cum principala resursă a unui proiect este omul, trebuie să avem grijă de acestă resursă deosebit de valoroasă.

Acum amintiți-vă de propria perioadă a liceului şi/sau a facultății, atunci când ați avut tangență cu diferiți profesori (superiorii) şi parcurgeți următoarele rânduri şi vedeți dacă nu cumva sunt lucruri pe care, cei din echipa de proiect, le gândesc sau le spun între ei.

• Indiferent ce faci, nu-i spune la șefu` că nu ști cum să faci ceva anume.
• Știu ca nu-i bine felul în care procedez, dar nici nu ştiu cum să fac altfel.
• Dacă vine șeful şi nu ştiu cum să lucrez, măcar mă prefac până trece iar până revine rezolv eu cumva.
• Când a întrebat dacă am înțeles toți explicațiile, cum se face şi ce trebuie făcut, am aprobat şi eu. N-am vrut să par singurul care nu pricepe.
• De fiecare dată când îi cer ajutorul fie îmi dă celebrul lui discurs despre creativitate şi inovație, fie se enervează şi mă repezeşte crezând că sunt incompetent.

Acum parcurgeți următoarele rânduri şi vedeți care sunt răspunsurile pe care, în calitate de manager, le dați celor din echipa de proiect atunci când spun: „Nu știu cum să fac asta”.

• Dacă trebuie să îţi spună cineva cum se face totul, atunci pentru ce mai eşti plătit?
• Nu crezi că poţi gândi şi tu singur?
• Te-aş ajuta dar acum sunt prea ocupat, vezi tu cum rezolvi.
• Las-o baltă! Mai bine o fac eu singur!
• Ti-am explicat odată!? Vrei să-ţi fac eu şi treaba?
• Aici avem nevoie de oameni care să se descurce pe cont propriu.
• Trebuie să te ţin de mână în orice ai face?

Unii manageri consideră că a le vorbi subordonaților/angajaților înseamna defapt a îi învăța.  Iar timpul petrecut oferind explicații a fost suficient iar receptorul acestora ar fi trebuit să le absoarbă fără probleme şi să știe ce are de făcut din acel moment.  Totuși în multe cazuri nu sunt suficiente explicațiile și acestea trebuie însoțite de demonstrații.  Iar dacă managerul de proiect se mulțumește să ofere explicații şi să demonstreze ce/cum  trebuie făcut fără să-l lase pe receptor să exerseze, restul învățării (practica) va avea loc  atunci când membrul echipei de proiect se va afla față în față cu activitatea pe care trebuie să o realizeze.  Întotdeauna , greșelile făcute în timpul proiectului sunt mai costisitoare şi provocatoare de întârzieri decât cele făcute în timpul practicii (simularea) din procesul de instruire.

O tehnică răspândită în instruire, în cadrul proiectelor, este de a desemna o persoana experimentată să învețe persoana neexperimentată. Totuși se poate pune problema, este persoana experimentată un bun profesor? Invariabil, răspunsul poate fi „nu”. Dacă această persoană nu ştie cum să explice, instruirea este ratată, persoana neexperimentată tot nu a învățat iar ca rezultat cei doi au împărțit doar același spațiu şi timp.  Şi mai grav, managerul de proiect, consideră că persoana a fost instruită fără să verifice în realitate cunoștințele acesteia.  Adesea, persoana instruită este stânjenită să recunoască, chiar dacă i s-a arătat de 1-2-3 ori, că nu a înțeles cum trebuie să procedeze . Rezultatul fiind „învățare prin încercare/eroare în munca desfășurată”. Consecința este, evident, costuri mai mari, documentații refăcute, erori în redactare, activități finalizate incorect etc.  şi multe alte probleme cu sursă şi cauză umană ce afectează buna desfășurare şi finalizare a proiectului.

În general, managerii doresc să reducă cât mai mult timpul petrecut instruind, pentru ca subordonații să producă cât mai repede. Dar managerii uneori nu conștientizează că, oamenii desfășoară  activități necorespunzătoare calitativ pentru care se așteaptă să fie plătiți, deteriorează echipamente, afectează relațiile cu ceilalți membrii ai echipei de proiect sau chiar cu beneficiarul sau clientul – toate acestea contribuind la creșterea costurilor şi la apariția întârzierilor.

Din păcate nu există o unică soluție universal-valabilă dar putem căuta soluții preventive care ajută:

1. Păstrați o atitudine calmă, relaxată, deschisă spre discuții, arătați că sunteți comunicativ, flexibil, dispus să ascultați despre problemele întâmpinate şi că aveți răbdare. Este principalul necesar. Dar prin relaxat şi flexibil a nu se înțelege prea maleabil, trebuie să vă păstrați verticalitatea/fermitatea în deciziile luate în legătură cu echipa/personalul şi întreg proiectul.
2. Dacă înclinați spre o latură temperamentală a dumnevoastră este sănătos să știți că aceasta in general vă afectează activitatea, relațiile cu echipa, deciziile luate şi chiar şi „sănătatea” proiectului.
3. Puteți să stabiliți o singură persoană care să se ocupe de instruit şi urmăriți ca aceasta să aibe şi calitățile necesare pentru acest lucru (comunicativa, răbdare, etc.)
4. Elaborați un scurt manual pentru a ajuta instructorul şi echipa de proiect să uniformizeze procesul instruirii.
5. Dacă este necesar puneți la dispoziție documentație de specialitate (manuale cu referințe detaliate, ghiduri, modele de cereri de finanțare, care să ajute în instruirea şi în munca pe care o vor face.
6. În cazul în care doriți să aflați dacă aceștia știu cum trebuie să facă ceva, nu întrebați: „Știți cum să faceți asta?”. Chiar dacă vi se va răspunde „da”,  acel „da” pot să îl dea din motive ce țin de frică (adesea), jenă, nesiguranță etc. Dacă ati realizat instruirile, verificați ce au învățat. Elaborați, pentru cei vizați, teste de tipul scrise/orale/practice.
7.  Cereți-le să descrie ceea ce vor face sau oferiți-le posibilitatea să realizeze o demonstrație sub ochii dumneavoastră. Astfel puteți să observați punctele slabe ale acestora şi știți unde să continuați cu instruirea și cu explicațiile.
8. În toate muncile în care greșelile sunt importante, puneți subordonații, membrii echipei să practice simulând ceea ce vor face în realitate astfel în cât greșelile să se producă în condiții în care costul greșelilor este minim/zero.
9. Concentrați-vă atenția pe persoanele „cheie” de a căror activitate depinde proiectul/firma în perioada în care vă aflați.  Dar să nu uitați şi să neglijați pe ceilalți.

În general membrii echipei de proiect/subordonații vor face ceea ce așteptați din partea lor dacă știu în mod precis ce ar trebui să facă, cum să facă, de unde ar trebui să înceapă, unde să termine şi cum ar trebui să arate rezultatul final.