Alexandrion Grup Romania este formatorul pietei de brandy din Romania si liderul acesteia, cu un market share de 41 %. Compania este detinatoarea celei mai moderne linii de productie din Europa de Sud Est, in care a investit nu mai putin de 12 milioane de Euro, cu o capacitatea de productie de 300.000 de 9L cases/luna. Cu o echipa de 300 de angajati, dintre care numai forta de vanzari si marketing numara aproapre 150 de oameni, perfectionarea resurselor umane este o provocare continua de eficientizare si optimizare atat a managementului capitalului uman, cat si a costurilor.
Cu o echipa de 300 de angajati, dintre care numai forta de vanzari si marketing numara aproapre 150 de oameni, perfectionarea resurselor umane este o provocare continua de eficientizare si optimizare atat a managementului capitalului uman, cat si a costurilor. Care a fost solutia gasita de Alexandrion Grup Romania pentru a obtine aceste rezultate am aflat-o stand de vorba cu dna Mihaela Ciufecu, Legal Director si responsabil de resurse umane.
Pana in primavara acestui an, Alexandrion Grup Romania externaliza serviciul de Resurse Umane catre un furnizor care oferea astfel de servicii. Cu toate acestea, avea 2 persoane in departamentul de HR care se ocupau de culegerea datelor, de introducerea lor in sistem si transmiterea catre furnizorul care, practic, avea rolul de a finaliza activitatea (calcula salariile si depunea declaratiile la institutiile abilitate ale statului).
Situatia nu era doar consumatoare de timp si de resurse ci mai avea si inconvenientul unor costuri ridicate, comparativ cu rezultatele, platite furnizorului de servicii. in plus, obtinerea informatiilor se facea cu intarziere si uneori datele erau eronate, situatie care trebuia urmarita si corectata de societate.
Pentru a remedia situatia, compania a realizat un studiu in vederea identificarii celei mai bune solutii care putea fi adoptata in vederea eficientizarii activitati de HR & Payroll si a reducerii costurilor. Rezultatele au aratat ca o gestionare in-house a acestei activitati, folosind un software specializat, ar fi fost mult mai rentabila si ar fi oferit avantajul tinerii sub control a acestor aspecte.
A urmat o cerecetare de piata pentru identificarea solutiei potrivite, lunadu-se in calcul facilitatile oferite de sistem, flexibilitatea si usurinta utilizarii lui, precum si gradul de acoperire a legislatie si a cerintelor specifice de raportare impuse de statul roman. Un alt criteriu important a fost posibilitatea integrarii solutiei cu sistemul de management financiar-contabil SAP, utilizat de companie, pentru a asigura trasabilitatea datelor la nivelul intregii companii, nu doar la nivel de departament.
„Ne-am oprit la Charisma deoarece ni s-a parut ca este programul care raspundea cel mai bine nevoilor noastre. Am luat in calcul, fireste, si raportul calitate-pret.” apreciza dna Ciufecu.
TotalSoft a oferit o solutie strict pe nevoile Alexandrion, o solutie ce inglobeaza module specifice gestionrii activitatii de resurse umane, payroll, declaratii obligatorii catre stat, rapoartare interna si catre ITM. in urma implementarii s-a obtinut o baza de date unica, cu toate informatiile centralizate, eliminandu-se procesul greu de obtinere a unui raport privind personalul, bugetul de salarii, orelor lucrate, a pontajului etc. Portarea datelor in Charisma, privind istoricul tuturor angajatilor, a oferit companiei o imagine clara si in timp real asupra traseului fiecarui angajat, indiferent de locatia in care lucreaza, vechimea in companie sau pozitia pe care o ocupa.
„Din punctul meu de vedere, un lucru extrem de important, obtinut in urma implementarii Charismei, este organigrama actualizata la zi, si nu ma refer la imaginea in sine ci la pozitia fiecarui om din companie, ca centru de cost, cu intreg istroricul in spate”, Mihaela Ciufecu, Legal Director si responsabil de resurse umane.
Dupa implementarea Charisma, echipa de HR a crescut cu o persoana insa au scazut costurile per intreg departamentul datorita integrarii activitatilor care inainte se imparteau, uneori suprapunadu-se, intre furnizorul de servicii si departamenul de HR. S-au redus timpii de reactie la cererile managementului, activitatile redundante, timpul de calcul al salariilor si cel de obtinerea a rapoartelor, toate datorita accesului imediat la informatie.
De asemenea, a crescut numarul de rapoarte si acuratetea informatiilor datorita posibilitatii configurarii acestora de catre utilizatori, in functie de nevoi. Raportarile catre institutiile statului se fac din sistem, direct in formatul impus de autoritati, toata munca cu colectarea si transmiterea informatiilor fiind eliminata.
„Pe langa reducerea semnificativa a timpilor de obtinere a infomatiilor, am eliminat si lacunele de comunicare dintre departamentul de HR si cel de contabilitate si am obtinut un control real al activitatii. Per total, implementarea Charismei a contribuit la optimizarea intregii noastre activitati”, Mihaela Ciufecu, Legal Director si responsabil de resurse umane.
