Vi s-a întâmplat vreodată să fiţi implicat într-un proiect în care marea majoritatea a membrilor echipei să nu se afle în aceeaşi clădire, în acelaşi oraş sau chiar pe aceleaşi fuse orare? Un exemplu extrem ar fi cel al unui flux de muncă, denumit metaforic “follow-the-sun” sau “urmează soarele”, în care sarcinile sunt transferate zilnic între locaţii diferite ale proiectului (ex.Australia, SUA şi Europa / Orientul Mijlociu / Africa). Un astfel de flux de muncă se aplică tocmai pentru a reduce durata proiectului şi pentru a creşte capacitatea de reacţie. Prin urmare, munca în cadrul proiectului “urmează soarele” prezintă şi un flux continuu. De exemplu, la sfârşitul unei zile, o echipă de proiect din San Francisco (California) va transmite sarcinile de lucru unei echipe din India (New Delhi), care, la rândul său cînd vine sfîrşitul zile sale de lucru, va transfera activităţile înapoi echipei din California. Este evident că membrii unei echipe a căror locaţii sunt supuse fusurilor orare atât de diferite (unii se pregătesc să meargă la culcare, în timp ce pentru unii ziua de-abia începe), este greu ca ei să lucreze concomitent. Iată câteva sfaturi pentru a lucra într-o echipă supusă acestor condiţii.
• În primul rând, un manager de proiect trebuie să fie conştient de faptul că fiecare membru al unei echipe virtuale poate comunica în felul lui. Totuşi cele mai utilizate instrumente de comunicare rămân scrisul – email, fax, chat etc. Imaginaţi-vă o conferinţă telefonică în care nu toată lumea vorbeşte o engleză perfectă, unde limbajul corpului nu este observabil, iar pentru unii dimineaţa reprezintă un moment dificil de atenţie şi concentrare. Recunoaşterea diferenţelor individuale a membrilor unei echipe virtuale, reprezintă un aspect de care managerul de proiect trebuie să ţină cont.
• Comunicarea într-o echipă virtuală este diferită şi mai dificilă faţă de una într-o echipă a cărei membrii pot lucra impreună. De aceea comunicare eficientă este importantă iar managerului de proiect îi revine sarcina de a găsi instrumentele de comunicare potrivite pentru o echipă virtuală. De exemplu, puteţi încerca să alegeţi câteva momente pe săptâmână pentru raportările de progres ale proiectului, iar după câteva săptămâni puteţi cere membrilor echipei sugestii de îmbunătăţire.
• Un lucru esenţial într-un proiect este ca toţi membrii echipei să aibă aceaşi viziune asupra proiectului, care sunt obiectivele pe care fiecare trebuie să le atingă şi în ce fel munca fiecăruia contribuie la îndeplinirea acestora. Ori de câte ori vine un nou membru în echipă sau scopul/direcţia proiectului se schimbă este necesar ca aceste aspecte să fie discutate pentru a menţine proiectul pe drumul cel bun.
• Este extrem de dificil să ţii o astfel de echipă unită fără a concepe câteva strategii motivaţionale. Oamenii sunt prinşi într-o echipă de proiect din diferite motive (unii pentru că socotesc acest lucru util pentru cariera lor sau pentru că pur şi simplu nu au prea au avut de ales). Managerul de proiect trebuie să discute cu membrii echipei despre ceea ce ii motivează în aşa fel încât să poată crea cel mai bun mediu de lucru virtual pentru ei.
• Chiar dacă lucrurile merg bine azi, nu înseamnă că mâine va fi la fel. Pentru a avea o echipă virtuală performantă este necesară revizuirea continuă a performanţelor muncii. Este indicat a se discuta cu membrii echipei despre cum ar trebui să arate o astfel de echipă pentru a avea un punct de pornire şi o direcţie în acest sens.
• Crizele într-o echipă virtuală diferă faţă de cele dintr-o echipă care lucrează în acelaţă loc, în primul rând prin faptul că trebuie să acţionezi mult mai rapid pentru a disemina informaţia şi a te asigura că toţi cei posibil afectaţi de criză sunt anunţaţi. Una din problemele cele mai mari de care se lovesc managerii de proiect este de a anunţa pe toată lumea şi, mai dificil, a face acest lucru în acelaşi timp. Ţinând cont de diferenţele de fus orar acest lucru pare greu de realizat. Totuşi şi un scurt apel telefonic reprezintă o soluţie salvatoare în acest sens.
• Conflictele apar inevitabil în orice proiect şi depind de modul în care acestea sunt gestionate. Conflictul nu este neapărat un lucru rău. El poate face referiri, de exemplu, la abordări diferite privind rezolvarea unor probleme de ordin tehnic sau creativ. Conflictele pot fi diverse şi de cele mai multe ori fac referire la lipsa de înţelegere a unei culturi sau a unei limbi. De multe ori un manager de proiect nu este informat despre acest lucru. Tocmai de aceea cade în responsabilitatea acestuia de a crea un mediu de lucru în care fiecare dintre ei să fie încurajat să identifice conflictul şi să caute soluţii de rezolvare al acestuia.
Greu? Da sau nu, oricum trebuie să înţelegem şi să acceptăm faptul că în viitor tot mai multe proiecte vor implica o echipă virtuală care operează pe o piaţă globală împărţind sarcini cu terţi parteneri.
