În meseria mea de consultant mă lovesc deseori de o anumită problemă atunci cînd vine vorba de managementul proiectelor, şi anume, dorinţa clientului de a trece direct la descrierea activităţilor fără a avea înainte un document de definire a conţinutului proiectului, aşa numitul SCOPE STATEMENT (engl.).
Lucrurile sunt destul de grave dacă ne gândim la importanţa acestui document în cadrul unui proiect şi la faptul că acesta ne ajută să ducem la bun sfârşit proiectul. Scope statement-ul ne arată atât rezultatele pe care proiectului le va genera cât şi condiţile şi termenii în care munca în proiect se va desfăşura. Uităm deseori de faptul că înainte ca un proiect să înceapă, toată lumea, şi mă refer la părţile interesate in proiect (stakeholderii), trebuie să cadă de comun acord cu termenii definiţi în acest document. Prin stabilirea cu stakeholderii a unor aşteptări clare putem reduce şansele de manifestare a unor confuzii/neclarităţi care pot apărea mai târziu şi şansele ca întreg proiectul să deraieze. Un alt mod prin care descrierea ariei de cuprindere a proiectului vă poate ajuta să administraţi în mod eficient proiectului este să folosiţi acest document ca pe un ghid în baza căruia să evaluaţi toate solicitările de modificări care au loc. Dacă solicitările de schimbare sunt în afara limitelor definite ale proiectului, acestea ar trebui respinse. Acest lucru vă va ajuta să ţineţi sub control derapajul conţinutului (scope creep).
Scope statement-ul specifică în mod clar ceea ce va fi inclus în proiect şi ceea ce va rămâne înafara acestuia adică cu alte cuvinte ceea ce va fi exclus. Aceste informaţii vor sta la baza realizării Planului de Proiect.
Poate vă întrebaţi ce ar trebui să conţină un astfel de document de definire a conţinutului proiectului. Vă recomand ca următoarele informaţii să le includeţi aici înainte de a trece la demararea proiectului:
1) Justificarea – este nevoie înainte de toate să precizaţi şi să explicaţi motivele pentru care proiectul dumneavoastră a fost iniţiat; care sunt factorii, situaţiile şi oamenii care au jucat sau joacă un rol critic şi activ în demararea acestuia. De asemenea este util să oferiţi informaţii cu privire la necesităţile de business şi modul în care anumite activităţi conexe vor putea afecta proiectul dumneavoastră;
2) Obiectivele – se referă la servicile, produsele, rezultatele sau soluţile (la o anume problemă) pe care proiectului dumneavoastră se aşteaptă să le creeze. Acestea se numesc într-un cuvânt livrabile. Documentul de definire a conţinutului proiectului descrie livrabilele proiectului şi munca necesară realizării acestora;
3) Descrierea caracteristicilor produsului (Product Scope Description) – este o descriere a funcţiilor şi a caracteristicilor produsului, serviciului sau rezultatului pe care proiectul dumneavoastră se aşteaptă să le genereze;
4) Criterile de acceptanţă a produsului (Product Acceptance Criteria) – acestea descriu criterile care vor fi folosite pentru a determina dacă produsul, serviciul sau rezultatul este conform cu cerinţele. De asemenea, acestea ar trebui să includă şi procesul de evaluare care va fi utilizat în vederea acceptării produsului respectiv;
5) Criterile de succes ale proiectului – descriu criterii măsurabile de care trebuie să ţineţi cont atunci când doriţi să determinaţi dacă proiectul a fost unul de succes în momentul în care acesta a fost finalizat. De asemenea descriu ce indicatori vor fi folosiţi pentru a urmări, măsura şi determina succesul a ceea ce proiectul va genera (produs, serviciu sau a soluţie);
6) Constrîngerile proiectului (Project Constraints) – va trebui să evidenţiaţi care sunt restricţiile care limitează echipei de proiect opţiunile de realizare. De exemplu, acestea pot include stabilirea unui buget iniţial, limitarea resurselor de timp, echipamente, cerinţele de execuţie ale clientului, limitări politice, reguli şi regulamente sau diverse prevederi contractuale;
7) Ipoteze – sunt factorii de care echipa de proiect şi toţi ceilalţi stakeholderi vor ţine cont în timpul derulării proiectului. Prezentaţi toatele ipotezele asociate cu conţinutul şi potenţialul impact pe care aceste ipoteze le vor avea dacă se dovedesc a fi false.
Sunt şi alte aspect de care trebuie să ţineţi cont sau pe care ar fi bine să le definiţi în scope stamement? Cu siguranţă da. Trebuie să identificaţi orice limitare (Boundaries) în cadrul proiectului. Făcând acest lucru veţi ţine la distanţă numeroasele elemente care nu vor face parte din conţinutul proiectului. Pentru a defini ceea ce este inclus în aria de cuprinde a proiectului, puteţi începe prin a defini ceea ce nu este inclus, adică excluderile proiectului (Project Exclusions), descrierea lucrărilor/activităţilor care nu vor fi realizate prin/în proiect.
De aici încolo toată lumea implicată în proiect trebuie să fie de acord cu condiţile şi termenii stabiliţi în documentul de definire a conţinutului iar dacă apar şi alte probleme se pot aduce modificări în Planul Proiectului. Binenţeles este dificil de prezis viitorul proiectului mai ales dacă doriţi să o face pentru o perioadă mai îndepărtată. Totuşi având acest document puteţi arăta în orice moment angajamentele proiectului dumneavoastră bazate fiind pe informaţiile pe care le deţineţi în momentul de faţă şi la care vă aşteptaţi să se întâmple într-un oarecare viitor. De asemenea veţi avea posibilitatea să evaluaţi efectele oricărei schimbări în proiect. Proprietarii proiectului pot fi de acord cu acestea sau pot să respingă modificările propuse sau chiar pot anula întregul proiect.
Ca o concluzie, această activitate de management a conţinutului proiectului trebuie să fie realizată la un nivel de detaliu suficient de clar în aşa fel încât să reiasă ceea ce doriţi exact ca proiectul să genereze la finalizarea acestuia. Cu siguranţă doriţi să evitaţi să lăsaţi pe dinafară elemente incerte care vor da naştere unor interpretări ulterioare.
Aţi elaborate vreodată un astfel de document? A fost benefic, l-aţi găsit util?
Orice aţi face, nu săriţi peste acest pas important!
Pe curând.
