Elementele de baza referitoare, de exemplu, la modalitatile de plata sau intocmirea documentelor, care provoaca probleme responsabililor de proiecte, sunt prezentate sintetizat in aproximativ 100 de pagini ce iau forma unui ghid „pe intelesul tuturor”. Acest ghid este practic un manual al beneficiarilor de finantare, realizat de autoritatile care gestioneaza Programul de Dezvoltare a Resurselor Umane. Acesta este util si pentru cei care inca nu au primit finantare, putand afla astfel ca ce sa se astepte.
Autoritatea de Management pentru Programul Operational „Dezvoltarea Resurselor Umane” pentru a gasi o varianta eficienta de a raspunde intrebarilor puse de cei care deruleaza proiecte, a realizat un „manual al beneficiarilor” in care sunt prezentati pasii legati de plati si redactarea documentelor.
Acest ghidul este inca in stadiul de proiect, astfel incat pot fi transmise eventualele sugestii, propuneri, neclaritati la adresa de e-mail [email protected] pana la data de 30 iunie 2008 inclusiv.
Acest ghid cuprinde:
-
Schema relatiei cu institutiile
- Schema de implementare a proiectelor strategice.
- Pasii necesari pentru obtinerea unei prefinantari
- Termenul si modalitatea de rambursare a banilor cheltuiti
- Obligatiile beneficiarilor
- Procedurile de achizitii publice
- Regulile de eligibilitate a cheltuielilor
- Monitorizarea proiectelor
- Intocmirea documentelor si auditul proiectelor
In prima parte a ghidului este prezentata schema relatiei beneficiarilor cu institutiile si de asemenea, se explica si faptul ca beneficiarul va fi in permanenta legatura cu opt servicii din cadrul Autoritatii de Management pentru acest program.
In ceea ce priveste data de incepere a implementarii proiectelor strategice, ghidul spune ca aceasta este data stabilita in „Notificarea de demarare a proiectului emisa de Autoritatea de Management, adica maxim 30 de zile de la data semnarii contractului.
In continuarea ghidului sunt descrisi pasii necesari a se efectua in vederea obtinerii unei prefinantari: deschiderea unui cont special, constituirea unei garantii, modalitatea de acordare a platilor (integral sau in transe – daca proiectul depaseste 12 luni). Beneficiarul este informat faptul ca transele de plata sunt realizate in mod diferit, in functie de axa prioritara.
Rambursarea fondurilor
In termen de 30 de zile de la primirea cererii de rambursare, autoritatea de management (AM) sau organismul intermediar (OI) responsabile vor efectua verificarea realitatii, legalitatii si conformitatea cheltuielilor declarate. Acest termen se poate modifica in cazul in care sunt necesare anumite clarificari, documente sau informatii suplimentare.
In acest caz, in maxim 5 zile de la primirea solicitarii, beneficiarii sunt obligati sa puna la dispozitie clarificarile sau documentele cerute. Termenul limita va fi stabilit din nou de la data la care AM sau OI responsabil a primit clarificarile, documentele sau informatiile solicitate. AMPOSDRU va realiza plata cererii de rambursare in termen de maxim 45 de zile de la data inregistrarii cererii de rambursare la sediul AMPOSDRU/OI responsabil.
Explicatiile vor fi insotite si de o schema a rambursarilor, pe perioada derularii proiectului.
In ghidul publicat de Ministerul Muncii sunt de asemenea si cele 24 de obligatii ale beneficiarului.
Achizitii publice
Ghidul acordat un capitol special contractelor de achizitii publice. Aici sunt enumerate situatiile in care se pot aplica prevederile legislatiei achizitiilor publice, dar si pragurile valorice aferente. In acest capitol se mentioneaya ca pentru procedurile de achizitii, beneficiarul trebuie sa stabileasca mai multe detalii.
Primul pas este de a stabili necesarului de achizitii in cadrul proiectului, corepondenta produselor/serviciilor/lucrarilor cu codurile CPV si, de asemenea, sa realizeze valoarea estimativa a contractului de achizitie publica. Dupa aceasta, trebuie aleasa procedura de achizitie publica, in functie de valoarea estimata a contractului de achizitie. Acest capitolul este incheiat cu cateva exemple concrete referitoare la achizitii.
Eligibilitatea cheltuielilor
Un alt capitol face referire la regulile de eligibilitate a cheltuielilor, prezinta cheltuielile eligibile precum si cele neeligibile. Sunt detaliate costurile directe, costurile indirecte, cheltuielile cu personalul, cheltuielile cu transportul si diurna, documente justificative solicitate.
Audit al proiectului – obligatoriu
Beneficiarii trebuie sa fie constienti ca au obligatia ca la sfarsitul fiecarui an de implementare al proiectului (asta in cazul in care proiectul este multianual) precum si in momentul depunerii cererii rambursarii finale, sa ataseze un certificat eliberat de catre un auditor independent autorizat in conditiile legii.
Ghidul mentioneaza ca acest certificat va atesta faptul ca toate cheltuielile declarate in cererile de rambursare, in baza carora se realizeaza situatiile financiare anuale sunt reale, corect inregistrate in contabilitate si eligibile.
Intocmirea documentelor
Ghidul prezinta in detaliu modul de monitorizare a proiectelor si modul de realizare a altor documente solicitate, cum ar fi raportul tehnic trimestrial. In acest ghid sunt prezentate ce sunt si cum se desfasoara vizitele de monitorizare, cum poate fi modificat contractul de finantare si in ce conditii pot fi admise acte aditionale.
Un aspect important il reprezinta modul de pastrare a documentelor. Arhiva trebuie pastrata pana la data de 31.12.2021, cu posibilitatea de a prelungi acestui termen pana la inchiderea oficiala a POSDRU.