Viaţa dublă a unei baze de date

 A început cu un excel.
Cu un cap de tabel colorat, cu coloane în care pot insera orice informaţie validă şi utilă.Era un excel cu toţi oamenii pe care ne doream să îi contactez pentru un eveniment organizat cu Fundaţia Comunitară Iaşi.

Am continuat cu un al doilea excel.
Tot cu un cap de tabel colorat; totuşi o altă culoare. De data asta, am adăugat câteva coloane care m-au făcut mai fericită: suma donată. Şi o coloană pentru modalitatea de plată. De asemenea, când a realizat plata, dacă a realizat-o pentru a şti pe cine să contactez pentru re-amintiri.

A trebuit să fac un nou excel pentru că în primul se aflau şi oameni pe care nu am reuşit să îi aducem la eveniment. Nu puteam să îi şterg sau să îi pun în acelaşi loc cu oamenii care au venit la eveniment – aşa că a menţine două exceluri diferite părea pertinent.

Apoi, mi-am adus aminte că mai am un document cu toate contactele pe care le-am targetat atunci când am intrat în echipă – persoane pe care ne-am propus să le abordăm. În el aveam o coloană care îmi plăcea: acţiuni viitoare şi deadline pentru următoarea acţiune de realizat cu donatorul/ contactul respectiv. Mă făcea mândră că am potenţial în a continua legătura cu oamenii pe care i-am întâlnit şi să îi aduc aproape de Fundaţie.

Pe măsură ce lunile au trecut, au apărut şi alţi oameni, cunoscuţi în diverse situaţii, pe care cu siguranţă nu strică să îi ai undeva pentru a fi la îndemână contactul când doreşti să îi abordezi. În care excel oare să îi pun?

Mai aveam un alt excel doar cu companii şi sponsori potenţiali. Sau două, câte unul pentru fiecare eveniment realizat.

Apoi, a venit Swimathon, cu aproximativ 500 noi donatori. Iar aceşti donatori împărţiţi în 12 cauze, deci 12 sheet-uri separate. Plus, un sheet de excel separat cu aproximativ 100 de înotători.

Şi, bineînţeles, un excel cu datele de contact din presă.

De la un excel cu aproximativ 200 de persoane, am ajuns la cam 5- 6 alte documente, care cuprind acum peste 900 de persoane. Număr ce creşte cu fiecare nouă acţiune pe care o întreprindem.

Acum sunt provocată de situaţia de a face ordine în această mare bază de informaţii, să le pun pe toate cap la cap, să am toate persoanele în categorii speciale astfel încât să ştiu de unde să îi iau pe fiecare, să ştiu tot ce trebuie despre ei. Şi ar fi mult mai bine, eficient şi fără dureri de cap să fac acest lucru dintr-un singur loc, nu din n documente diferite, fiecare cu o altă structură…

În momentul de faţă mi-aş dori ca baza noastră de date să nu aibă o viaţă dublă. Sau triplă. Să fie una singură, structurată, plină de încredere.

Răspunsul este evident, “ar trebui să ai un CRM (Customer Relationship Management- CRM)”. Aşa că:

1. Am aflat de CRMuri profesionale şi gratuite pentru mediul ONG. Cătălin de la ARC a fost de mare ajutor aici – a avut de recomandat 4 opţiuni. Am ales una, şi anume www.salesforce.com. De câteva săptămâni avem cont nou. Şi de câteva săptămâni mă acomodez cu structura acestui CRM.

2. M-am uitat peste structura salesforce pentru a-mi face o idee dacă trebuie să adaug noi câmpuri de care avem noi nevoie atunci când ne uităm peste lista cu donatori şi contacte. Toate lucrurile care îmi plăceau să le realizez singură în exceluri, le pot face aici automat – eficient şi simplu: am calendar, îmi pot pune taskuri şi remindere asupra ce follow-up să fac cu anumite persoane, iar dacă e nevoie să updatez ceva, sunt câteva trucuri simple prin care pot face totul dintr-un click sau două. Face tot ce ştiam că am nevoie şi tot ce nu am crezut că am nevoie. 

Pentru a avea forma finală a structurii (în salesforce ai câmpuri standard, dar şi opţiunea de a customiza aceste câmpuri sau de a adăuga câmpuri noi) mi-am pus câteva întrebări care m-au ajutat să îmi structurez informaţiile cheie pe care câmpurile CRM ar trebui să mi le ofere:
De unde vin donatorii mei?
Cât au donat?
Când au donat?
Cine sunt? – data naştere, unde lucrează, în ce domeniu
Datele de contact, bineînţeles.

Blogul acesta ar trebui să fie despre învăţare. Aşa că îmi permit să vă zic ce am învăţat eu din această experienţă şi din efortul pe care îl fac în aceste zile pentru a avea, în final, toate contactele trecute din mai multe exceluri în această platformă online, în acest CRM.
Pregăteşte-te pentru aglomeraţie. Ai 10 contacte, nu îţi fă griji, o să crească numărul lor. Ai 100, o să crească. Ai 500? Ghici ce, o să ai din ce în ce mai multe contacte. Cel mai bine este să porneşti un CRM când ai puţine contacte şi să faci asta intelingent. Te va scuti de eforturi şi dureri de cap ulterioare.
Uşurează-ţi viaţa. Vremea excelului a trecut. Munceşte inteligent şi fă-ţi viaţa mai uşoară. CRMurile disponibile, te lasă să îţi pui contactele pe categorii, are grijă de informaţii, are multe lucruri pe care poţi să le faci automat, fără a mai fi nevoia unei munci asidue într-un excel. Este gândit special ca să te facă pe tine să ai grijă de alte lucruri importante.
Partea şi mai frumoasă: sunt CRMuri care oferă conturi gratuite pentru cei din mediul non-guvernamental.
Nu scăpa nimic. Ar trebui, de bun simţ, orice contact pe care îl întâlneşti să apară în excelul tău/ baza ta de date. Nu pierde nimic.
Ai un contact? Stai în contact. În cadrul unei conferinţe de fundraising cineva a afirmat „Eu mă trezeam noaptea şi dacă îmi ziceai un nume din baza mea de date cu donatori, ştiam să îţi zic totul despre el. “ Ceea ce mă face să mă întreb, la ce folos să ai 500 de oameni, organizaţi frumos într- bază de date, dacă nu ai nimic de făcut mai departe cu ei? Sau nici măcar nu ştii cine sunt…

Dar, în mod clar, dacă nu ai toate contactele tale şi ale organizaţiei într-un singur loc, într-o platformă care să te ajute să lucrezi, atunci cu siguranţă nu o să poţi sau o să fie mai greu să realizezi ceva mai departe în planul tău de fundraising.