Firmele de consultanta fonduri europene, intre meseriasi si parerologi

MOTTO: Si eu am fost in 2007 un <parerolog > de seviciu…M-am lecuit din 2008…

Pentru ca suntem in zorii intunecati ai unui nou exercitiu financiar de culegere a banilor europeni,azi voi incerca sa fiu de folos firmelor de consultanta in accesarrea mult ravnitilor euro. De ce ? Deoarece in umila mea parere,75% dintr-un proiect finantabil, se datoreaza cerberului numit FIRMA CE CONSULTANTA. Si mai am un motiv, unul din casa sufletului: detest BAJBAIALA SI AMATORISMUL .Deci:

Intrarea pe piață

De ce aveţi nevoie:

–          Un început bun ar fi existența Codului CAEN 7022 prin care puteţi presta servicii de consultanţă în management: scriere de proiecte pe fonduri europene şi implementare de proiecte pe fonduri europene;

–          Colaborare cu: firmă de proiectare şi arhitectură, astfel veţi avea posibilitatea de a elabora secţiunea tehnică din cadrul studiilor de fezabilitate, proiecte tehnice etc.; specialist analiză cost-beneficiu, astfel veţi avea posiblitatea de a elabora  secţiunea economică din cadrul studiilor de fezabilitate şi alte analize financiare necesare documentaţiilor de depunere proiecte; specialist fonduri europene care poate elabora si coordona cu succes  proiecte de acest gen;

–          Agenţi de vânzări ( cel puţin unul) care să vină cu o bază de date la angajare;

–          Instruire agent de vânzări pe fonduri: trebuie învăţat cum să abordeze clientul, ce tehnici de negociere să utilizeze etc. Este foarte importantă etapa aceasta pentru că firmele de consultanţă câştigă destul de greu banii de avans. Procedura este în felul următor: se percepe un avans, care depinde de valoarea proiectului însă procentul este foarte mic, după care se solicită o rată de succes, care poate fi între 5 şi 10% din valoarea proiectului şi se obţine după ce proiectul este desemnat  ca fiind câştigător. De asemenea, poate fi preluată şi partea de implementare. Pentru că pragul de achiziţie directă s-a modificat, acum se pot încheia contracte mai mari, contracte care să cuprindă şi implementarea. Prin urmare, fără prea multe bătăi de cap –  adică participare licitaţii deschise, aţi putea  să realizaţi proiecte cu tot cu implementare, în valoare de 30.000 Euro;

–          Pregatire intensă pe subiect. Nu este suficient să instruiţi doar un agent de vânzări, toate persoanele care intră în contact cu clienţii, trebuie să  ştie să vândă acest serviciu pentru a aveasucces în afacere. Ar fi nevoie aşadar de o instruire internă pentru cei care încă nu cunosc îndeajuns domeniul;

–          Strategii în abordarea clientilor: în afară de cunoaşterea foarte bună a domeniului şi a tehnicilor de negociere, trebuie utilizate anumite tool-uri pentru a reuşi în primul rând să stabilim întâlniri:

telefoane;

• e-mailuri;
• newslettere;
• participare la târguri cu mape de prezentare şi fluturaşi;
• link cu ştiri despre fonduri europene pe site-ul firmei;
• etc.

Abordarea

2.Elaborarea proiectului – scrierea

1. În primul  şi în primul rând, firma trebuie să fie la curent cu toate deschiderile de apeluri, pentru a putea prezenta clienţilor oportunităţile existente;
2. Înainte de a merge la client, se realizează o mică analiză de început:

–          cel fel de idee are solicitantul;

–          unde se încadrează această idee, adică pe ce program, pe ce axă, domeniu ş.a.m.d;

–          citit ghidul solicitantului aferent ideii;

–          întocmit o fişă de eligibilitate în care se vor prezenta toate condiţiile ce trebuie îndeplinite pentru a aplica ( pentru orice fel de program);

3. Următorul pas este de a avea o primă întâlnire cu potenţialul client şi de a stabili eligibilitatea acestuia. Dacă nu îndeplineşte vreunul dintre criteriile      din fişa de eligibilitate, se caută alte soluţii, alte oportunităţi, iar dacă într-un final  firma nu este eligibilă, pe niciunul dintre programe, se renunţă. Nu trebuie să se piardă mai mult de o întâlnire pentru stabilirea eligibilităţii clientului;
4. Urmatoarea etapă, presupunând că ideea şi firma sunt eligibile, este semnarea contractului de consultanţă. Aici se stabilesc tipul de servicii ( dacă      intră şi implementarea sau nu), termenii de livrare, plata ( avans şi rata de succes) ş.a.m.d.;
5. Elaborarea proiectului se planifică în funcţie de durata apelului de proiecte şi în funcţie de solicitările aferente fiecărui program de finanţare. Se      transmit către beneficiar cereri de informaţii, se intruieşte beneficiarul  în cazul în care este nevoie de obţinerea unor certificate fiscale, etc. Ideea este că trebuie să se ţină permanent legătura cu solicitantul pentru a scrie în condiţii optime proiectul cu maxim de informaţii şi date obţinute;
6. Trebuie ţinut cont de criteriile de evaluare: acestea pot fi în funcţie de cât de bun şi relevant este proiectul sau după principiul „primul venit, primul      servit”. În ceea ce priveşte principiul primul venit, primul servit, trebuie avut mare grijă pentru că s-au închis programe şi la câteva minute de la deschidere, vezi Ajutorul de minimis de anul acesta. Oamenii se grăbesc să fie primii şi de aceea, în acest caz specific, proiectul elaborat trebuie depus chiar în prima zi de deschidere a apelului;
7. După depunere, evaluarea poate dura şi ani, timp în care se pot primi în jur de 2 seturi de clarificări, la care consultantul este obligat să raspundă.

Implementarea proiectului – execuţia

1. Dacă în contractul de consultanţă s-a menţionat şi implementarea proiectului, atunci, după desemnarea proiectului ca fiind câştigător, consultantul      trebuie să-l sprijine pe beneficiar în execuţia proiectului de la început până la sfârşit pentru a implementa cu succes activitățile proiectului; atenţie însă, acest lucru se poate întâmpla doar dacă valoarea serviciilor nu depăşeşte 30.000 Euro; în cazul în care valorile sunt cu mult mai mari, şansa există dar doar dacă participaţi la licitaţii;
2. În primă fază se va semna contractul de finanţare, etapă în care vor fi necesare tot felul de documente ( aceste informaţii se regăsesc în  ghidul solicitantului pentru fiecare axă sau măsură în parte, exemple: certificate fiscale, certificate constatoare, contracte de închiriere, scrisori de garanţie
3. După semnarea contractului, începe execuţia efectivă a proiectului. Pentru aceasta trebuie urmărit graficul de realizare a activităţilor care a fost      elaborat în etapa de scriere a proiectului;
4. Principiul de bază în investiţiile cu fonduri nerambursabile este următorul: se investesc bani din surse proprii, se primesc bunurile/serviciile, apoi,      facturile aferente fiecărui produs/serviciu în parte, împreună cu OP-urile, extrasele de cont  şi alte documente solicitate, se depun împreună cu o cerere de rambursare către organismul intermediar/autoritatea de management pentru a recupera banii. Aşadar, la început trebuie să utilizezi banii proprii, după care, îi poţi recupera, dacă ai implementat totul fără cusur, exact cum îţi solicită autorităţile;
5. De-a  lungul duratei proiectului mai multe modificări pot avea loc: trebuie respectate procedurile pentru modificări în aşa fel încât acestea să fie      cunoscute şi aprobate de către autorităţile de management;
6. Există instrucţiuni pe fiecare program pentru fiecare activitate majoră în parte: achiziţii, publicitate, management etc.
7. Pe scurt, paşii pentru primire bani europeni ar fi următorii: se realizează procedura de achiziţie, se achiziţionează, se plăteşte, se depune dosarul      cererii de rambursare, acesta se verifică şi se solicită clarificări (mereu) şi se aprobă aproape mereu , după care se primesc banii în contul special deschis pentru fonduri nerambursabile;
8. Trebuie ţinut cont că la 3 luni şi odată cu cererile de rambursare, se realizează rapoarte de progres, în care se specifică stadiul proiectului, problemele      avute, modificările realizate şi activităţile următoare;
9. Consultantul monitorizează şi activitatea celorlalţi furnizori: în proiectare şi  construcţie dacă este cazul, echipamente, utilaje, etc. comunicare şi      publicitate;
10. Publicitatea este foarte importantă în astfel de proiecte. Vizibilitatea este obligatorie, de aceea toate acţiunile ce ţin de publicitate trebuie respectate întocmai. Nerespectarea tuturor cerinţelor poate avea repercursiuni grave precum neprimirea banilor solicitaţi;
11. Încă un lucru esenţial: banii trebuie cheltuiţi exact pentru ce s-a menţionat în proiect, în caz contrar, comisia europeană va declara proiectul fraudat şi va solicita banii înapoi. În afară de returnarea banilor, urmările pot fi şi mai grave;
12. După implementarea proiectului, încheiat cu anunţ de finalizare, mai există o perioadă în jur de 3 sau 5 ani ( în funcţie de program) în care proiectul      este monitorizat, timp în care acesta trebuie să-şi îndeplinească indicatorii specificaţi în documentatia depusă.

Succes!