Ca să continuăm articolul din postarea precedentă, punem în pagină fazele și operațiunile/activitățile în care se desfășoară o misiune de audit. Cunoaşterea principalelor instrumente de control, monitorizare, evaluare şi auditare în proiecte fiind necesare oricărui bun MP iar managementul calității este un must have care ar trebui să existe în orice proiect desfășurat, indiferent ca este privat sau de stat.
Auditarea este o metoda de asigurare a calitatii in care sunt verificate atat respectarea modalitatilor de abordare stabilite si a standardelor, cat si eficacitatea si utilitatea lor. Auditarea este un proces de afaceri sistematic care poate fi realizat în cadrul programelor si proiectelor.
In auditarea proiectului, este analizata atat calitatea managementului, cat si calitatea activitatilor de continut din cadrul proiectului. In cadrul auditarii managementului proiectului este avuta in vedere numai calitatea managementul proiectului, respectiv competenta organizatorica a proiectului, competentele colective ale echipei unui proiect si competentele individiuale de management ale membrilor organizatiei proiectului.
Sunt 5 etape pe care un MP ar trebui să le cunoască (măcar tangențial): Pregătirea și inițierea misiunii de audit, Intervenția la fața locului, Raportul de audit, Urmărirea recomandărilor, Supervizarea misiunii.
Pregătirea și inițierea misiunii de audit.
|
Elaborarea Ordinului de serviciu |
| Repartizarea auditorilor- Întocmirea Declarației de independență |
| Întocmirea Notificării declanșării misiunii de audit |
| Analiza preliminară care are ca obiective: identificarea obiectelor auditabile şi a ariei de cuprindere ale misiunii de audit; elaborarea Programului de Audit (Agendei de Audit)Þ Colectarea şi prelucrarea informațiilor preliminare Þ Identificarea obiectelor auditabile
Þ Analiza riscurilor Þ Analiza aspectelor pozitive şi negative |
| Pregătirea intervenției la fața loculuiÞ Determinarea eșantioanelor reprezentative pentru realizarea intervenției la faţa locului |
| Þ Elaborarea programului de evaluare |
| Ședința de deschidere |
| Notificarea intervenției la fața locului |
Intervenția la fața locului.
| Colectarea dovezilor şi utilizarea instrumentelor aplicabile |
| Elaborarea Fișelor de Identificare şi Analiză a Problemelor |
| Constatarea iregularităților |
| Revizuirea documentelor de lucru |
| Ședința de închidere |
Raportul de audit.
| Elaborarea Raportului de audit (proiect).Revizuirea proiectului de Raport de audit |
| Transmiterea proiectului Raportului de audit |
| Analiza punctelor de vedere pentru proiectul de raport |
| Reuniunea de conciliere |
| Finalizarea Raportului de audit |
| Difuzarea Raportului de audit |
| Arhivarea raportului şi a documentelor misiunii |
Urmărirea recomandărilor.
| Urmărirea stadiului implementării recomandărilor |
Supervizarea misiunii.
| Feed-back –ul din partea structurii auditateSupervizarea misiunii |
Criterii generale de calitate ale auditului proiectelor/programelor vizează următoarele aspecte:
• Misiunea de audit are ca rezultat un impact pozitiv asupra derulării proiectelor/programelor unde o astfel de oportunitate există.
• Există o comunicare bună între auditor şi entitate auditată.
• Perspectiva şi nevoile entităţii auditate sunt încorporate în procesul de audit.
• Obiectivele, aria de cuprindere şi procedurile auditului sunt re-evaluate în mod constant pentru a asigura folosirea eficientă a resurselor de audit.
• Obiectivele auditului sunt atinse într-o manieră eficientă şi la timp.
• Activitatea de audit este documentată în mod corespunzător.
• Entitatea auditată are oportunitatea de a revizui constatările, concluziile şi recomandările în efortul de a se ajunge la o înţelegere reciprocă.
(Ionică – 2006)
Ionel Timișan
Ați putea prezenta un plan-draft pentru un audit de proiect?
Mulțumesc anticipat.